No más correos electrónicos: 5 consejos para mejorar la comunicación en materia de seguridad
Tienes un sólido programa de seguridad. Tus subcontratistas y oficios se toman el tiempo necesario para documentar los peligros y resolverlos cuando pueden. Aunque tienes algunas piezas que funcionan muy bien, tanto tú como tus equipos a veces os sentís fuera del circuito de seguridad. ¿Y cuando no lo hacéis? Te ahogas en correos electrónicos, textos, Whatsapps y, por alguna razón, faxes.
Un fallo de comunicación es un peligro para la seguridad en sí mismo. Recibir demasiada, muy poca o muy tardía información repercute en tu respuesta y en los tiempos de respuesta.
Mejorar la comunicación en materia de seguridad no significa que tengas que ponerle una GoPro a tu superintendente. Tampoco necesitas interminables cadenas de texto o un incontable número de hilos de correo electrónico.
He aquí cómo puedes abrir las líneas de comunicación en materia de seguridad al tiempo que reduces el trabajo para todos.
1. Obtén información en vivo desde el sitio al instante
Conseguir la información que necesitas con tiempo suficiente para actuar es el objetivo de la comunicación de seguridad. Pero sabes que no siempre ocurre. Tal vez un superintendente haya detectado un peligro grave y no lo haya transmitido al siguiente turno. O tal vez tus gremios realizan inspecciones fielmente, pero los resultados de las mismas tardan días o semanas en llegar a la oficina.
Ahí es donde software de seguridad entra en juego. Con el software, ves lo que ocurre en el campo desde tu panel de gestión de la seguridad. No necesitas un texto, un correo electrónico o un fax. Obtienes la información que necesitas cuando la necesitas, incluidas las fotos.
Cuando utilizas Safesite, la comunicación se produce con sólo pulsar un botón. Los capataces, superintendentes y gremios pueden identificar y comunicar los peligros en menos de dos minutos. En cuanto tu equipo registra un peligro, informa de una observación de seguridad o completa una inspección, puedes verlo en el panel de gestión de la seguridad.
Consejo: Safesite funciona incluso sin conexión, y los datos se sincronizan una vez que el dispositivo de los miembros de tu equipo vuelve a estar en línea.
2. Elogia a los empleados que trabajan con seguridad (sin esfuerzo)
La comunicación tiende a verse como algo negativo porque suele ocurrir que alguien se equivoque.
Cuando dependes de los mensajes de texto, las llamadas telefónicas, las hojas de cálculo y las visitas en persona, no sólo tienes que cotejar toda esa información, sino que luego tienes que comunicarla. Así que no es de extrañar que la comunicación sobre seguridad pueda tener un sesgo negativo.
Pero elogiar a los empleados que trabajan de forma segura tiene más probabilidades de abrir tu comunicación sobre seguridad. Cuando la gente sabe que tiene valor elegir comportamientos seguros, es más probable que los comunique y los repita. Y esos observaciones de seguridad añadir valor a tu programa.
Safesite facilita el cambio de enfoque de las comunicaciones catastrofistas a los mensajes positivos y progresistas que refuerzan los comportamientos de seguridad positivos.
Cuando puedes ver los datos en tiempo real, puedes dar las gracias en tiempo real. Y como no estás persiguiendo a los trabajadores por el papeleo que falta o está incompleto, tienes un poco más de margen para hacer cosas como ejecutar programas de incentivos sin aumentar tu propia carga de trabajo.
3. Establecer cuotas de acción y comunicación de seguridad
Piensa por un momento en el mejor de los casos. ¿Con qué frecuencia quieres recibir inspecciones, observaciones de seguridad o informes de asistencia?
Para conseguir la comunicación que deseas, tienes que pedirla. Establecer cuotas semanales hace infinitamente más fácil compartir tus expectativas y obtener los resultados que deseas. Con una cuota, todo el mundo sabe lo que hay que hacer, y entonces puede hacerlo a un ritmo que tenga sentido para él.
Con Safesite, puedes establecer cuotas de acciones de seguridad en el panel de gestión de la seguridad. Esas cuotas aparecen entonces en las listas de tareas de tu equipo en la aplicación. No necesitas enviar un correo electrónico ni perseguir a nadie. Y puedes ver cuándo completan esas acciones y los resultados directamente desde tu panel de control.
4. Consigue el detalle adecuado con las plantillas estándar y personalizadas
Algunos dicen que el peor escenario es no tener ningún detalle. Pero es igual de probable que tengas muy poca, demasiada, inexacta o anticuada información. Y eso puede ser tan malo como no tener ningún detalle.
La estandarización y la personalización facilitan la obtención de los detalles que necesitas. Una biblioteca de seguridad con plantillas, inspecciones, listas de comprobación y auditorías mejorará tu comunicación en kilómetros.
La mayoría de los equipos tienen un conjunto de formularios y herramientas que se utilizan en los sitios todos los días. Puedes ir un paso más allá y digitalizar esas herramientas para que sean aún más fáciles de usar.
Cuando utilizas Safesite, puedes optar por plantillas del Biblioteca de plantillas de seguridad u obtén ayuda para cargar y perfeccionar tu biblioteca existente. Además, los trabajadores recogerán la información en tiempo real, y podrás incorporar procesos de seguridad en esas inspecciones.
Por ejemplo, si tienes una inspección que requiere LOTOpuedes exigir una foto de la LOTO proceso al inicio de la inspección, lo que impide que los equipos sigan adelante antes de apagar correctamente el equipo.
5. Terminar los informes con el clic de un botón
La presentación de informes es una parte fundamental de la comunicación, y también es uno de los procesos más fácilmente automatizables de la seguridad.
En lugar de cotejar informes, rebuscar en hojas de cálculo y perseguir a los trabajadores por papeles ilegibles, puedes ahorrarte las cinco horas que requiere la elaboración de un informe y completarlo en minutos.
Safesite genera informes semanales y mensuales basados en tus datos de forma automática, así que lo único que tienes que hacer es descargarlos. Luego, puedes utilizar esas cinco horas para otro trabajo de valor añadido o para volver a casa con tu familia más rápidamente.
Una mejor comunicación está en camino
Mejorar la comunicación en materia de seguridad es una mejora de la seguridad. Al fin y al cabo, de qué sirve documentar un peligro o realizar una inspección si la información no fluye entre equipos y turnos.
Utilizar la herramienta de comunicación de seguridad adecuada puede ayudarte a agilizar la comunicación de seguridad y eliminar las cadenas de correo electrónico y de texto. El software de seguridad no sólo transmite la información entre los equipos, sino que lo hace en tiempo real, para que no tengas que perseguir a los superintendentes, los oficios y los subcontratistas en busca de papeleo.
¿Estás preparado para obtener la información que necesitas cuando la necesitas y recortar horas de tu semana laboral? Empieza gratis con Safesite.