La digitalización de los programas de seguridad puede ser una tarea abrumadora para cualquier tipo o tamaño de empresa, especialmente con la variedad de soluciones disponibles en el mercado. El sitio web El retorno de la inversión en la digitalización de los programas de seguridad está claro, y en un futuro próximo, será esencial para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva y sostenible.
En esta guía, el director general de Safesite, Peter Grant, te muestra un marco fácil de seguir para que tu empresa aborde los retos de la digitalización. Utilízalo para elevar el nivel de tu programa de seguridad y seguir manteniendo la seguridad de tu plantilla.
Los 5 pasos para la digitalización del programa de seguridad
La digitalización del programa de seguridad aporta muchas ventajas a toda tu organización. Empezar es más fácil de lo que crees. Puedes iniciar el proceso de digitalización tan pronto como hoy mismo siguiendo cinco pasos de probada eficacia:
- Establecer un Comité de Partes Interesadas
- Definir los conductores
- Esboza tus nuevos flujos de trabajo digitales
- Seleccionar y pilotar posibles soluciones de digitalización
- Selecciona y despliega la solución
Así es como fluye el proceso.
1. Establecer un Comité de Partes Interesadas
Establece un "Comité de Digitalización de la Seguridad" que se reúna periódicamente para revisar el progreso del proyecto, dar su opinión sobre la dirección y asignar recursos para garantizar el éxito de los resultados.
Lo ideal es que las partes interesadas representen una sección transversal de tu organización y estén formadas por quienes tienen una alineación empresarial o personal con la mejora del rendimiento de la seguridad de tu empresa. Algunos ejemplos de partes interesadas son
- Liderazgo - Director General, Empresario
- Gestión de riesgos - Responsables de cumplimiento/riesgo, director financiero
- Gestión de la seguridad - Director de Seguridad, Responsables de Seguridad
- Supervisores de campo - Capataz, trabajadores de primera línea
Propón un calendario para el proyecto con el comité que incluya cada uno de los pasos siguientes como hitos. Evita precipitar el proceso. En su lugar, asegúrate de que todas las partes interesadas están de acuerdo con el calendario y las expectativas de entrega del proyecto.
2. Definir los conductores
El comité debe decidir cuáles son los impulsores empresariales de la digitalización de tu programa de seguridad. Asegúrate de que seleccionas impulsores medibles y de que identificas un punto de partida para medir el rendimiento. Selecciona hasta 4 impulsores y clasifícalos por orden de prioridad.
Los conductores más comunes son:
- Cumplimiento de la normativa
- Reducción de incidentes
- Competitividad en el mercado
- Gestión del riesgo organizativo
- Normalización operativa
- Costes de los seguros
- Crecimiento de los beneficios
- Presión de los empleados
3. Esboza tus nuevos flujos de trabajo digitales
Utiliza un mapa de procesos para perfilar tu flujos de trabajo de seguridad e identificar las áreas adecuadas para la digitalización. Es importante reconocer que tal vez no puedas asumir 100% de tu programa de seguridad en la fase inicial.
- Qué actividades para digitalizar
- Quién las partes interesadas y quién captará los datos
- Donde enviarás los datos y qué formatos necesitas
- Cómo tienes la intención de consumir, presentar y actuar con los datos
A medida que trabajes en el proceso, asegúrate de que las expectativas del programa de seguridad deseado provienen del mayor número posible de partes interesadas, tanto dentro como fuera del Comité de Digitalización de la Seguridad.
4. Seleccionar y pilotar posibles soluciones de digitalización
Selecciona la tecnología que se adapte a tus flujos de trabajo de seguridad y que pueda cumplir con tus conductores. A continuación, utiliza el poder del comité para buscar posibles soluciones en el mercado.
Los diferentes tipos de soluciones para facilitar los procesos de seguridad incluyen:
- Aplicaciones puntuales (completa 1 flujo de trabajo sencillo, por ejemplo, inspecciones)
- Plataforma de gestión de la seguridad (plataforma integral centrada en la seguridad)
- Plataformas de gestión de proyectos (una plataforma integral que gestiona una serie de tareas y flujos de trabajo, incluida la seguridad)
- Plataformas de cumplimiento (plataformas diseñadas para garantizar el cumplimiento que suelen utilizar las empresas más grandes o internacionales que necesitan ajustarse a las normas ISO)
- Sensores/IoT (Dispositivos de hardware que transmiten datos de seguridad a una plataforma - mejor para casos de uso o flujos de trabajo específicos)
- Visión por ordenador (cámaras de CCTV unidas a un software que puede detectar problemas de seguridad)
Las preguntas clave que hay que hacerse al evaluar las opciones son:
- ¿Cubre la solución múltiples flujos de trabajo?
- ¿Reducirá los pasos y las arduas tareas de introducción de datos?
- ¿Existe una formación de despliegue y de usuarios?
- ¿Se integra la tecnología con otras soluciones?
- ¿Ofrecerá el proveedor de la solución suficiente apoyo?
Con las respuestas en la mano, puedes reducir tus opciones a 2 ó 3 soluciones y ponerlas a prueba sobre el terreno con varios miembros del comité durante un periodo de hasta dos meses.
Consejo: También debes asegurarte de continuar con las reuniones periódicas del comité durante la fase piloto para hacer circular los comentarios y evaluar la capacidad de las tecnologías para cumplir con los impulsores del proyecto.
5. Selecciona y despliega la solución
Si ninguna de las tecnologías que pilotas es satisfactoria, no pasa nada. Puedes repetir fácilmente el paso 4 sin que se produzca ningún daño.
Al fin y al cabo, es fundamental seleccionar una solución que se ajuste lo más posible a tus necesidades y que todas las partes interesadas estén de acuerdo en que es la mejor solución para seguir adelante.
Una vez que hayas llegado a un consenso, ya estás preparado para completar la última tarea del Comité de Digitalización de la Seguridad: el despliegue de tu nueva solución de seguridad.
Empieza hoy mismo: Poner en marcha tu nueva solución de digitalización del programa de seguridad
Sigue los pasos siguientes y adáptalos como hitos a las necesidades particulares de tus organizaciones:
- Define el calendario de implantación con el proveedor de la solución. Esto puede ser de una sola vez o en varias etapas.
- Finaliza el contrato con el proveedor de la solución. Siempre puedes negociar un coste menor con un contrato más largo. Dado que has realizado una prueba piloto exhaustiva, puedes estar seguro de que la solución se adaptará bien a tu organización durante muchos años
- Definir una estructura interna de incentivos. La estructura debe promover el uso de la nueva solución y fomentar el compromiso con tu programa de seguridad actualizado. Esto puede incluir premios, barbacoas, bonificaciones, etc.
- Proporcionar una declaración de la dirección de la empresa a todos los empleados. Utiliza la declaración para anunciar la nueva solución y reafirmar el compromiso de la dirección con el apoyo continuo al programa de seguridad de la empresa. Establece las expectativas para compromiso de los empleados en la solución y esbozar el seguimiento del rendimiento.
- Forma a tu equipo en el uso del sistema. Lo ideal es que designes un campeón del software de seguridad formar a los nuevos empleados y centralizar los problemas técnicos encontrados, dirigiéndolos al proveedor de la solución
- Revisa regularmente el impacto de la nueva solución. Te centrarás especialmente en el impacto que tuvo la solución en los conductores iniciales, sobre todo en los primeros seis meses tras la implantación.
- Asegúrate de que compartes tanto las victorias como los retos con todas las partes interesadas. Si la solución no está proporcionando el retorno de la inversión esperado, identifica la causa raíz con prontitud y resuélvela. No querrás perder el impulso y desperdiciar todo el trabajo que has realizado.
Tu proyecto de digitalización del programa de seguridad puede empezar hoy mismo
El retorno de la inversión en seguridad puede ser mayor cuando se elimina la carga de ejecutar un programa de seguridad en papel. Empezar a digitalizar el programa de seguridad puede ahorrar tiempo a todas las partes interesadas y ahorrar dinero a la organización.
¿Sabías que? Los usuarios comprometidos de Safesite ahorran 8 horas a la semana en tareas administrativas y las organizaciones comprometidas pueden reducir su tasa de incidentes hasta en 57%.
Lee sus historias o pulse aquí para hacer una cita de tu Comité de Digitalización de la Seguridad para saber más sobre cómo Safesite puede ayudar a tu organización a ir más allá del cumplimiento.
