Ejemplos de informes de incidentes que te ayudarán a describir los accidentes

El formulario de informe de incidentes de tu empresa debe facilitar el registro de los detalles de un accidente laboral. Incluso los formularios para rellenar los espacios en blanco requieren una descripción extensa del incidente. Esta parte del informe puede ser la más difícil de escribir.

En este artículo, proporcionamos muestras de informes de incidentes completos para ayudarte a perfeccionar tus habilidades de documentación.

¿Qué debe incluir un informe de incidentes?

Un informe de incidente es un registro formal de los hechos relacionados con un accidente, lesión o casi un accidente. Su objetivo principal es descubrir las circunstancias y condiciones que condujeron al suceso para prevenir futuros incidentes. 

Cada informe de incidentes que presentes debe contener como mínimo lo siguiente

• Tipo de incidente (lesión, casi accidente, daños materiales o robo)
• Dirección
• Fecha del incidente
• Hora del incidente
• Nombre de la persona afectada
• Una descripción narrativa del incidente, incluyendo la secuencia de eventos y los resultados del mismo
• Lesiones, si las hay
• Tratamientos necesarios, si los hay
• Nombre de los testigos
• Declaraciones de testigos
• Otros trabajadores implicados
• Vídeo y/o fotografías de 360 grados de la escena

Incluye medidas cuantificables cuando sea posible. Por ejemplo, la capacidad de la escalera es de 250 libras y la víctima estaba levantando 300 libras. 

Por último, cuando más de una persona resulta herida en un incidente, crear un informe único para cada empleado afectado. Aunque está bien duplicar los detalles generales entre los informes de esta naturaleza, tendrás que incluir detalles específicos de esa persona, como el acontecimiento desde su punto de vista o los registros médicos.

¿Cuándo hay que rellenar un informe de incidencias?

Crear un informe de incidente tan pronto como tus empleados estén a salvoque incluye la búsqueda de atención médica y la aplicación de una acción correctiva inmediata para evitar más peligro o daños.

Al registrar los detalles inmediatamente, mejoras la precisión de tu informe y los efectos de tus acciones correctivas. Aunque te lleve unos días completar tu informe, sólo deberías tardar horas (o menos) en iniciarlo. 

Dependiendo de las políticas de tu empresa y de la supervisión de los organismos reguladores pertinentes, puedes estar legalmente obligado a completar un informe de incidentes en un plazo determinado. Si el incidente ha provocado una lesión registrable, debes rellenar el formulario 301 de la OSHA en un plazo de siete días. Además, es posible que tengas que enviar tu informe a la organización que realiza la supervisión, federal o estatal de EE.UU. OSHApor ejemplo, en un periodo de tiempo determinado. 

Revisar el incidente federal de la OSHA requisitos de información y registro o visita la página web de la OSHA de tu estado para conocer los detalles. Recuerda que también debes informar directamente a la OSHA de un accidente mortal, una hospitalización o una amputación.

Consejo de gestión de la seguridad: Los usuarios de Safesite Premium disfrutan de un registro de incidentes OSHA agilizado con Función de integración del registro OSHA300 de Safesite.

Errores de notificación de incidentes que hay que evitar

Los informes de incidencias son algo más que un formulario obligatorio a rellenar: son una parte vital de tus prácticas de registro tanto para el cumplimiento como para la seguridad en general. Su importancia hace que quieras obtener toda la información relevante que puedas lo antes posible. Pero a veces, los equipos de seguridad pueden entorpecer su propio camino y pasar por alto detalles importantes cometiendo errores comunes.

La culpabilización y la simplemente haciéndolo son dos comunes notificación de incidentes errores que debes evitar.  

Es fácil emprender una caza de brujas cuando se producen accidentes. Sin embargo, los informes de incidentes no se crean con el fin de averiguar quién es el culpable. Aunque el personal debe ser considerado responsable (según lo estipulado por la política de la empresa) cuando pone en peligro a otros a sabiendas, un informe de incidentes debe centrarse en mejorar la seguridad en el lugar de trabajo.

Si dejas claro que te atendrás a la política de la empresa, pero que no pretendes culpar a nadie, aumentarás la probabilidad de que los empleados participen en la investigación del incidente y proporcionen declaraciones honestas de los testigos. Estos factores crean un informe de incidentes más sólido.

Además, si te apresuras a hacer el informe para "dejarlo hecho", puedes pasar por alto detalles importantes o carecer de claridad en la redacción. Un informe irresponsable puede llevar a tu equipo a un peligro aún mayor, mientras que un informe detallado y claro puede conducir a la mejora de las condiciones de trabajo y a una mejor formación. 

Tres ejemplos de informes de incidentes

A continuación encontrarás algunos modelos de formatos de informes de incidentes para tres tipos comunes de accidentes laborales. Utilízalos como guía para describir eficazmente los acontecimientos.

Modelo de informe de incidentes con lesiones y pérdidas de tiempo

Si en tu lugar de trabajo se produce una lesión que requiera tratamiento médico, pérdida de tiempo o alteración de las responsabilidades, es importante documentarla cuanto antes, mientras los detalles están todavía frescos en la memoria. 

Estos son algunos de los elementos vitales que debes incluir en tu descripción del incidente:

• Tipo de incidente (lesión, casi accidente, daños materiales o robo)
• Ubicación (Dirección)
• Fecha/hora del incidente
• Nombre 
• Nombre del supervisor
• Descripción del incidente, incluyendo la ubicación específica del lugar de trabajo, la secuencia de los acontecimientos y los resultados del evento
• Si se utilizó o no el EPI adecuado
• La(s) causa(s) principal(es) del incidente
• Peligros asociados planteados y resueltos tras el evento
• La versión de los hechos del afectado
• Medidas adoptadas por las personas afectadas después del incidente
• Descripción de las lesiones
• Cómo se tomó la decisión de llamar (o no llamar) a los servicios de emergencia
• Tratamiento necesario
• Nombre de los testigos
• Declaraciones de testigos
• Fotografías de la escena 

Aunque los detalles anteriores parezcan excesivos, mencionarlos en el informe del incidente ofrece una imagen más precisa. Es importante incluir la información anterior de la forma más detallada y concisa posible. Los huecos en tu informe podrían dar lugar a inferencias y a la pérdida de oportunidades para crear un lugar de trabajo más seguro.

• 

Para redactar un informe de incidente, utiliza un formato narrativo. En otras palabras, simplemente cuenta la historia. Aquí tienes un ejemplo de informe de incidentes en el que se describe un resbalón o una caída con resultado de fractura, escrito en forma de relato:

"El viernes 3 de febrero de 2019 por la tarde, a las 14:00 horas, en ABC Shipping Co., situada en la 13ª Avenida, Applewood, uno de los trabajadores del almacén (John Keegan) resbaló y se cayó mientras llevaba un inventario pesado (85 libras). Se cree que la causa principal fue la falta de disponibilidad de una carretilla de mano o un gato de paletas. En lugar de esperar, John intentó llevar la carga él mismo. Una segunda causa posible es el estado del EPI de John, concretamente sus botas, muy desgastadas en algunos puntos.

Cuando John se cayó, sus compañeros se apresuraron a socorrerle. Sospechando una fractura, la supervisora de la planta (Kathy Pickens) decidió llamar al 911.
John dijo que se sintió un poco mareado cuando perdió el equilibrio y que simplemente "tropezó con los pies". Intentó minimizar el daño a la propia carga mientras caía, lo que puede haber provocado una caída más torpe.

Dos de sus compañeros de trabajo dijeron que se dieron cuenta de que le costaba un poco antes de la caída, pero que estaban ocupados con sus propias tareas y consideraron que sería descortés "llamarle la atención". Consulta las declaraciones de los testigos adjuntas para obtener más información.

John fue trasladado a un hospital cercano y se confirmó una fractura en la muñeca. John estará de baja durante varias semanas.

El supervisor está trabajando actualmente con el responsable de seguridad (Chris Darnell) para evaluar el estado del suelo, el número y el estado de las carretillas de mano y los gatos de paletas en el suelo, así como el estado de las botas proporcionadas por la empresa con más de dos años de antigüedad."

Como puedes ver, incluir la historia completa, con pequeños detalles y declaraciones de testigos, te ayudará a investigar y recordar el incidente con mayor claridad.

Después de documentar el incidente, es posible que tengas requisitos legales de notificación. Informa y guarda los archivos según los requisitos de mantenimiento de registros de los organismos reguladores. Por lo general, la mejor práctica es conservar los archivos mientras dure el empleo.

Ejemplo de informe de incidente de exposición

Cuando se produce una exposición a productos químicos o patógenos peligrosos, es importante documentar el suceso cuidadosamente en un informe de incidentes.

Incluir los siguientes detalles hará que tu informe de incidentes de exposición sea más eficaz:

• Tipo de incidente (lesión, casi accidente, daños materiales o robo)
• Dirección
• Fecha/hora del incidente
• Nombre de la persona afectada
• Nombre del supervisor
• Descripción del incidente, incluyendo la ubicación específica del lugar de trabajo, la secuencia de los acontecimientos y los resultados del evento
• Nombre de la sustancia química/patógeno/carcinógeno, cantidad, concentración y descripción de las etiquetas de peligro/fichas de datos de seguridad (FDS)
• Datos de seguimiento de la exposición, si están disponibles
• Si hubo o no un filo contaminado
• Si se utilizó o no el EPI adecuado
• La(s) causa(s) principal(es) del incidente
• Peligros asociados planteados y resueltos tras el evento
• La versión de los hechos del afectado
• Medidas adoptadas por las personas afectadas después del incidente
• Descripción de las lesiones, incluyendo la(s) parte(s) del cuerpo expuesta(s), la duración de la exposición y el tamaño del área expuesta
• Signos y síntomas mostrados
• Cómo se tomó la decisión de llamar (o no llamar) a los servicios de emergencia
• Tratamiento necesario
• Nombre de los testigos
• Declaraciones de testigos
• Fotografías del lugar de los hechos y de las etiquetas de peligro implicadas

Aquí tienes un ejemplo de descripción de informe de incidente para la sobreexposición por inhalación:

"Josh Lee, manipulador de carga en XYZ Shipping Lines, estuvo expuesto a humos de monóxido de carbono el 2 de diciembre de 2017, martes, desde (aproximadamente) las 7:30 hasta las 11:30 horas. Estaba en el muelle de descarga B, ayudando a descargar algunas mercancías de varios contenedores con la ayuda de dos operadores de carretillas elevadoras: Kit Stevens y Donald Summers, ninguno de los cuales se quejó de los síntomas.

Durante la descarga, Lee experimentó repentinamente mareos y náuseas. Informó a su supervisora (Donna Martin) de que creía estar enfermo. 

Martin se dio cuenta de que sus síntomas coincidían con la exposición al CO, así que se acercó a la zona y sintió que la calidad del aire no parecía la adecuada. Comprobó un sensor (Monitor de Lectura Directa Portátil) y descubrió que los niveles de CO estaban en el extremo superior, pero dentro del límite aceptable: 30 PPM.

Se ordenó a Stevens y a Summers que apagaran los vehículos con motor y se sentaran al aire libre durante una hora mientras se examinaba el sistema de ventilación (véase el informe adjunto). 

Lee fue conducido al hospital por Martin para recibir tratamiento. Por el camino, se quejó brevemente de visión borrosa, pero dijo que se había aclarado al entrar en urgencias. Se adjuntará un informe completo una vez recibido.

Los compañeros de Lee, Stevens y Summers, no notaron nada fuera de lo normal en la calidad del aire, pero Summers reconoció que a las 11:00 horas, su vehículo se quedó en marcha cerca del extremo abierto de un contenedor durante treinta minutos mientras Lee ajustaba dos palés mal colocados justo dentro. No hay datos sobre la calidad del aire de esa hora".

Asegúrate de adjuntar a tu informe inicial los informes médicos y las bajas laborales, si las hay. Mantén el informe a mano durante el tiempo que el empleado permanezca en la empresa, como mínimo. 

Ejemplo de Informe de Incidentes de Primeros Auxilios

Algunos percances en el lugar de trabajo provocan una lesión que requiere tratamiento médico de primeros auxilios in situ o sin cita previa. A menudo, los trabajadores pueden volver y terminar su turno. Registrar un informe de incidentes sigue siendo de vital importancia, incluso cuando no lo exigen expresamente los organismos reguladores.

• 

Aquí tienes un ejemplo de descripción de informe de incidentes que provocan la necesidad de primeros auxilios. 

"El 12 de mayo de 2019, alrededor de las 9:34 de la mañana, en el lugar de trabajo de la calle King, Michael Williams fue golpeado por una pistola de clavos de aire que había sido lanzada por Carl Simone cerca de la parte superior de una escalera y que tomó impulso al caer. 

Williams, que estaba clavando paneles de yeso en la parte inferior de la escalera y llevaba auriculares de protección contra el ruido, protección para los ojos y una camisa de manga corta, recibió un golpe en el brazo que le causó un hematoma y una abrasión. Se le trató con un antiséptico, una pomada antibiótica, un vendaje y una bolsa de hielo in situ. Williams volvió al trabajo en media hora. 

Simone había gritado una advertencia después de que se le cayera el arma, pero Williams dijo que no la había oído. Simone dijo que simplemente perdió el agarre, pero Williams dijo que le pareció que la herramienta podía haberse "balanceado" antes de caer. No hubo más testigos que informaran sobre las circunstancias del accidente. 

Simone llevaba guantes cuando se le cayó la pistola de clavos. No hay riesgos pendientes relacionados con este incidente y se recordará a todos los trabajadores la selección de guantes y el manejo de herramientas en la próxima reunión de seguridad."

Aunque siempre debes documentar internamente las lesiones que requieran primeros auxilios, normalmente no es necesario añadirlas a tu formulario 300A o a otros informes reglamentarios. De hecho, hacerlo puede elevar innecesariamente tu índice de incidentes.

Una plantilla de informe de incidencias para mejorar tu sistema

Tu sistema de notificación de incidentes debe permitir a tus empleados documentar fácilmente toda la información indicada en los ejemplos de informes de incidentes anteriores. Si tus formularios de incidentes son fáciles de rellenar sobre el terreno, es más probable que captures información precisa y oportuna. 

Con Safesite, puedes completar un informe de incidente en seis sencillos pasos:

1. Registro de grifos de incidentes
2. Selecciona el tipo de denuncia (lesión, cuasi accidente, daños materiales, robo o fallo del equipo) y el lugar, la fecha y la hora.
3. Introduce la descripción del incidente y una foto del mismo
4. Etiqueta a la persona implicada y a los testigos de tu equipo
5. Completar el análisis de la causa raíz
6. Registra tu incidente

El sitio de seguridad formulario de informe de incidentes se puede rellenar in situ a través de iOS o Android app. Incluye lugares para registrar los detalles del suceso, imágenes de la escena y declaraciones de los testigos. También te permite plantear los peligros asociados e identificar la causa raíz. 

Un informe de incidentes también puede rellenarse en papel, pero muchas empresas recurren ahora a programas informáticos seguros no sólo para documentar y almacenar los incidentes, sino también para establecer tendencias en las áreas problemáticas y revelar las deficiencias de seguridad. 

¿Todavía no estás preparado para pasar al móvil? Aquí tienes una plantilla en papel que puedes editar y utilizar mientras tanto:

Plantear y resolver los peligros

Muchos incidentes y cuasi accidentes implican riesgos que podrían causar daños inmediatos o futuros a tus empleados si no se resuelven. Desde el etiquetado y la retirada del servicio de los equipos dañados hasta el desmantelamiento seguro de las estructuras dañadas, tu proceso de notificación de incidentes no estará realmente completo hasta que resuelvas el peligro. 

Para mantener las cosas claras, incluye descripciones de peligros y acciones en tus informes de incidentes. Con Safesite, puedes crear peligros desde un informe de incidentes tocando Añadir Peligro de Causa Raíz. Luego, podrás alertar a tu equipo del peligro en tiempo real y asignarlo a alguien para que lo resuelva. Y puedes hacerlo sin desviarte de tu informe de incidentes.

• 

• 

• 

Consejo: ¿Quieres agilizar la gestión de riesgos sin perder el ritmo? Echa un vistazo a nuestra guía para reconocer y resolver más rápidamente los peligros.

Ve al frente e informa

Al redactar los informes de incidentes, sé objetivo con los detalles. Tu objetivo principal es mejorar la seguridad en el trabajo, no señalar a los responsables. Los ejemplos de informes de incidentes proporcionados demuestran que si te mantienes fiel a los hechos, fomentas la participación de los empleados en tus investigaciones.

Los informes digitales automatizan parte del proceso, ahorrando tiempo y reduciendo los errores humanos. Mejora tu proceso de notificación de incidentes utilizando una herramienta de notificación digital, como Safesiteque integra las alertas y la resolución de peligros en un solo lugar.