Independientemente de la industria a la que te dediques, ya sea la construcción, el sector marítimo o la industria general, la OSHA federal y estatal exige formación para tus empleados sobre numerosos programas y temas.
Algunas empresas adoptan el enfoque de "talla única" y forman todos en todo. Pero este enfoque tiene graves problemas.
La pregunta crucial que hacen mis clientes es: "¿Cómo sé qué formación es necesaria para cada empleado y cómo hago un seguimiento de la finalización de la formación y de la frecuencia del reciclaje?"
La mejor práctica de gestión en este ámbito es diseñar un sistema que determine qué riesgos hay en el lugar de trabajo, qué temas de formación son necesarios para grupos específicos de empleados (y algunos van más allá de las normas de la OSHA), y con qué frecuencia hay que impartir la formación. Una matriz de formación es un excelente aliado para tus necesidades de gestión de la formación.
Por qué la gestión de la formación es tan importante como la propia formación
En primer lugar, la formación es cara, tanto si se cuentan los dólares como el tiempo empleado o el coste de apartar a la gente de su trabajo para que se siente en un aula o delante de una pantalla. Además, a la gente no le gusta dedicar tiempo a temas que no están directamente relacionados con su trabajo o que no les aportan ningún beneficio.
Por ejemplo, si exiges a los empleados administrativos que reciban formación sobre bloqueo y etiquetado, lo más probable es que obtengas un rendimiento de 0% sobre el dinero y el tiempo invertidos, ¡además de irritar totalmente a todos los trabajadores de la oficina!
Otra complicación es cuándo debe impartirse la formación inicial y con qué frecuencia se requieren clases de repaso.
De nuevo, algunas empresas ofrecerán toda la gama de clases de formación en seguridad durante la orientación de los nuevos empleados y la formación de actualización anual. Sin embargo, no todos los temas son requerido para ser revisado tan a menudo.
Ahora, para las operaciones de alto riesgo, como los contratistas eléctricos o las operaciones de almacén, mantener seguridad eléctrica La formación de actualización o de operador de carretillas elevadoras anualmente puede tener mucho sentido. Pero la OSHA exige estas clases con un calendario mínimo de 3 años. Aunque un empresario siempre puede superar los requisitos de la OSHA, no siempre es la forma más eficiente o eficaz de formar a sus empleados.
Parece contradictorio, pero los conductores de carretillas elevadoras que manejan sus PIT con frecuencia, como en un entorno de almacén, son lo suficientemente competentes no necesitar formación anual (¡suponiendo que operen con seguridad y sigan las normas!). Son los conductores ocasionales, las personas que sólo se suben a una carretilla de vez en cuando, los que más se benefician de un repaso práctico como el de hacer un "rodeo de carretillas" cada año.
¿Tienes requisitos de formación de la OSHA? Utiliza una matriz de formación para gestionar el cumplimiento
Es importante entender que la formación en seguridad es un componente de un sistema de gestión de la seguridad (SMS). La gestión de la formación es igual de importante como el mantenimiento de registros e informes de la OSHA. También requiere su propio sistema de gestión de la formación (TMS). Tratar la formación en seguridad como un tema "independiente" y no integrarla en tu SMS es un gran error.
A continuación se muestra un ejemplo de matriz de formación para una empresa hipotética con operaciones en California.
En la primera columna aparece el título del requisito de formación. A continuación viene:
- la norma relacionada con el requisito
- qué empleados están obligados a realizar la formación
- duración de la clase
- frecuencia de reentrenamiento
Este es un buen punto de partida cuando se establece por primera vez el TMS. Te ayuda a argumentar ante la dirección que cierta formación es obligatoria según la OSHA, por lo que el tiempo y los recursos no son un "bonito" sino un "deber".
Este tipo de matriz puede ampliarse de muchas maneras, como por ejemplo añadiendo:
- las descripciones de los puestos de trabajo o de los trabajadores individuales para mostrar qué temas son necesarios para cada tipo de empleado
- fechas de asignación y finalización
- recursos de formación (internos, contratistas, CBT, etc.) que impartirán las clases
Las empresas más pequeñas pueden gestionar la formación con el método de la hoja de cálculo. Pero en el caso de varias sedes, un gran número de empleados o actividades laborales muy diversas, se necesitará un programa de software TMS integrado. Como ya se ha mencionado, algunos programas de SMS tienen módulos de TMS incluidos o disponibles como complementos para integrar todos los requisitos administrativos de la gestión de la seguridad con el elemento de la formación.
Una mejor gestión de la seguridad comienza con una matriz de formación
Así que, para empezar a gestionar mejor la formación en seguridad en tu empresa (¡o si eres nuevo en el trabajo de gestión de la salud y seguridad en el trabajo!), te recomendamos que empieces con un análisis de riesgos para determinar qué temas de formación son necesarios para todas las diferentes tareas y/o descripciones de puestos de trabajo en tu lugar de trabajo. A continuación, utiliza el enfoque de la matriz de formación para organizar esta información en un formulario que te permita gestionar y hacer un seguimiento de cuándo realiza la formación cada persona y cuándo debe volver a formarse (si es el caso).
Evidentemente, la matriz es tan buena como la información que pongas en ella. Una matriz se vuelve rápidamente inútil si está desactualizada. Otros documentos, como las listas de clases firmadas (hojas de inscripción), las copias de la información del curso ofrecido, los cuestionarios y exámenes, y la información del instructor, deben conservarse para demostrar a los reguladores que la formación se impartió realmente y que tuvo valor. Estos registros también te ayudan a mantener la matriz actualizada, ya que los nombres de la formación y las fechas de finalización pueden transferirse fácilmente a la hoja de cálculo o al software TMS.
Para encontrar las listas de los temas de formación exigidos por la OSHA, consulta el OSHA federal y tu OSHA estatal sitios web del plan (si procede). Safesite también tiene recursos para que te asegures de que tu empresa está dando la formación adecuada a los trabajadores adecuados en el momento adecuado.
