Si tienes una acumulación de datos de seguridad, no eres el único. Muchos responsables están sentados sobre una pila de formularios en papel -y una mina de oro de datos- que podrían utilizarse para reducir las tasas de incidentes y potenciar una cultura de seguridad más sólida.
Entra en software de seguridad.
Casi todos los proveedores prometen alternativas fáciles y eficaces a los caóticos sistemas de papel y hojas de cálculo. Estas soluciones de software se suelen clasificar en unas cuantas categorías generales:
- Creadores de formularios y aplicaciones de auditoríaque te permiten recrear formularios en papel en la nube
- Software de gestión de proyectosque ofrece herramientas completas de licitación, facturación y gestión con campos para la información de seguridad
- Software de gestión de la seguridad, también conocido como Software EHSque es un sistema de gestión de la seguridad digital dedicado a todas las tareas y procesos
En esta guía comparativa, examinamos cómo dos soluciones de seguridad -los constructores de formularios y las aplicaciones de gestión de la seguridad- están a la altura de las prioridades que compiten entre sí de los responsables de seguridad como tú.
Software de seguridad: Cómo elegir la opción adecuada
Los profesionales de la seguridad necesitan una solución que sea sencilla de aprender y fácil de usar. Pero la simplicidad no es lo más importante de un producto. Al igual que no rellenas el papeleo por diversión, no quieres utilizar una solución de gestión de la seguridad por entretenimiento. Así que, además de la funcionalidad básica, también quieres algo que obtenga resultados, que facilite las tareas administrativas y que saque conclusiones procesables y compartibles.
Ante el creciente número de opciones, muchas empresas se quedan con lo que conocen: las hojas de cálculo y su extensión natural, los constructores de formularios. No es difícil ver por qué. Los creadores de formularios son sistemas que se parecen mucho a las versiones digitales de los antiguos sistemas en papel. Sin complicaciones.
Pero, ¿se están perdiendo herramientas que podrían transformar la seguridad?
El valor de elegir un software no está sólo en la digitalización. El verdadero valor -el que ayuda a que todos los empleados lleguen a casa sanos y salvos- no reside sólo en la capacidad del software para conservar la información, sino para ayudarte a aprender de ella.
Antes de empezar a explorar tus opciones, definamos las dos soluciones de seguridad, para asegurarnos de que todos estamos en la misma página.
¿Qué son los constructores de formularios?
Un creador de formularios es un tipo de software diseñado para construir formularios digitales. Su objetivo es ayudarte a digitalizar tu documentación de seguridad utilizando plantillas. Los creadores de formularios te permitirán ahorrar tiempo y algunos árboles.
Una vez preparadas, puedes utilizar estas plantillas para documentar las actividades y la información de seguridad. A continuación, puedes compartir, almacenar e imprimir según sea necesario, a veces a través de la aplicación y otras veces descargando y compartiendo a través de otras soluciones.
A veces conocidos como aplicaciones de bricolaje, los creadores de formularios son productos de "bajo código o sin código". Cualquier empleado puede utilizarlos para construir un formulario en un sistema basado en la nube y compartirlo con los miembros de su equipo.
- Formatos: Software nativo, aplicación de escritorio y aplicación móvil
- Ejemplos de constructores de formularios: Microsoft 365, Smartsheet, iAuditor, ProntoForms
- El coste: Freemium a $50+ por persona y mes (Capterra)
¿Qué es el software de gestión de la seguridad?
El software de gestión de la seguridad va mucho más allá de un creador de formularios. También conocido como software EHS cuando hay un componente medioambiental, el software de gestión de la seguridad está diseñado en torno a la formalización sistemas de gestión de la seguridad.
El software tiene un propósito distintivo: el software de gestión de la seguridad te permite gestionar proyectos y tareas de seguridad de los trabajadores de forma inmediata. En otras palabras, no necesitas pasar días traduciendo tus viejos formularios en papel a formularios digitales y luego de nuevo a la hoja maestra de Excel de tu empresa. El software de gestión de la seguridad viene con las funciones (a veces denominadas módulos o aplicaciones) que necesitas.
El software de seguridad te ayuda a aplicar tu sistema de gestión de la seguridad de forma más eficaz, vinculando las tareas relacionadas. Por ejemplo, el software de seguridad te permite plantear un peligro durante una inspección de seguridad sin necesidad de sacar otro formulario o volver al peligro para registrarlo después de la inspección. Puedes rellenar la información, añadir fotos, etiquetar un lugar y luego asignarlo a un equipo para que complete la acción correctiva prescrita.
Uno de los valores añadidos más importantes que ofrecen las aplicaciones de seguridad es el potencial de conocimiento de los datos.
Dado que la aplicación recoge toda tu información, la transforma en datos y los coteja para generar perspectivas y métricas únicas para tu organización. Encuentras formas procesables de mejorar la seguridad dentro del mismo sistema utilizado para capturar la información. Y no tienes que hacer ningún trabajo adicional. El software completa el análisis de los datos automáticamente.
- Formatos: Aplicación de escritorio y aplicación móvil
- Ejemplos de software de gestión de la seguridad: Safesite, Cority, VelocityEHS
- Coste: Freemium a $99+ por persona y mes (Capterra)
¿Cómo se comparan los constructores de formularios y las aplicaciones de gestión de la seguridad?
Un rápido repaso a los creadores de formularios y a las aplicaciones de gestión de la seguridad en la nube muestra que hay cierto solapamiento.
Por ejemplo, el software de gestión de la seguridad puede incluir una función de creación de formularios y los creadores de formularios pueden mostrar la tendencia de los resultados en un tablero (normalmente disponible si te suscribes y pagas por la función).
En general, los creadores de formularios son soluciones flexibles para recrear formularios y plantillas en papel. En el fondo, se trata de una digitalización básica. Los creadores de formularios existen para gestionar mejor la información y evitar la introducción de datos superfluos.
Las aplicaciones y el software de gestión de la seguridad son más especializados. Estas aplicaciones son esencialmente una caja de herramientas digital para gestionar todos los procesos de seguridad, incluidos los que no están basados en formularios, como las observaciones. También generan información sobre seguridad, transformando tu información de seguridad en datos procesables.
Para entender si un constructor de formularios o una aplicación de seguridad es lo mejor para ti, es útil ver cómo se miden estas soluciones.
En otras palabras, ¿cómo es el uso del producto? ¿Y te hará la vida más fácil al tiempo que mantiene a tu equipo más seguro? Echemos un vistazo.
Comparación de la caja: Software de seguridad frente a constructores de formularios
| Característica | Software de gestión de la seguridad | Constructor de formularios de arrastrar y soltar |
|---|---|---|
| Informe de incidentes | Comunicación y notificación de incidentes y cuasi accidentes en tiempo real | Notificación de incidentes y cuasi accidentes |
| Observaciones de seguridad | Crear observaciones de seguridad positivas y correctivas para generar una mejor imagen de las tendencias de seguridad | Crear una inspección de observación de seguridad |
| Peligros | Plantea los peligros a resolver, incluyendo imágenes (opcional), y asigna una persona y un plazo o prioridad. | Completa un formulario de identificación de peligros y asigna una acción correctiva. |
| Listas de comprobación de la inspección | Utiliza una biblioteca de plantillas de inspección gratuita y sube tus propias inspecciones y listas de comprobación, charlas sobre la caja de herramientasy más | Construye formularios y listas de control en la aplicación |
| Cuadros de mando e informes | Analizar los conocimientos basados en incidentes, cuasi accidentes, peligros y observaciones | Ver la actividad diaria, información a veces disponible con las funciones Premium |
| Reuniones de seguridad & Charlas sobre la caja de herramientas | Registrar la asistencia y dirigir las reuniones utilizando las notas de nuestro biblioteca de reuniones. | N/A |
| Plataforma multilingüe | Inglés, español, francés, portugués y más | Inglés |
| Disponible sin conexión | Disponible en el modo sin conexión, los datos se sincronizan cuando el dispositivo recupera la conexión | Disponible Sin conexión, los datos se sincronizan cuando el dispositivo recupera la conexión |
Gestión de la seguridad diaria
El cumplimiento y la gestión de la seguridad son una carga de trabajo en papel. Hay que registrar los resultados de las inspecciones, las observaciones (positivas y correctivas) y la asistencia a las charlas de seguridad o, como dice el refrán, no ha ocurrido.
Tanto si haces un seguimiento de la información para tus propios registros como para informar a la OSHA, tu solución de gestión de la seguridad debe reconocer la montaña de papeleo que hace funcionar a tu organización. Y lo que es mejor, debe tener como objetivo racionalizarlo y generar información a partir de él para que tu empresa pueda ser más segura en seis, doce y dieciocho meses.
Documentación
Aunque sólo necesites un software para la documentación, necesitas algo que te permita registrar varios tipos de datos. Las auditorías con fotos o vídeos adjuntos, las firmas de los asistentes y los registros de formación son cada uno de ellos formas diferentes de datos que tendrás que configurar en tu nueva herramienta.
Las aplicaciones de gestión de la seguridad contienen funciones y módulos que suelen estar preparados para apoyar estos esfuerzos. Están construidas con la seguridad como prioridad y la documentación como medio secundario para mantener a los equipos seguros en el trabajo. Encontrarás todo lo que necesitas para mantener un programa de seguridad, no sólo para rellenar algunos papeles. Eso incluye formularios, fotos y firmas, así como sencillas funciones de comunicación.
Los creadores de formularios pueden tener algunas plantillas de seguridad incorporadas, pero también tendrán a menudo plantillas para RRHH, marketing y otros departamentos no relacionados con EHS. Como resultado, puedes esperar hacer más ajustes al principio y encontrarte con que necesitas construir cualquier cosa que vaya más allá de los formularios básicos de gestión de la seguridad. Encontrarás tus formularios y plantillas estándar dentro, pero es posible que también tengas que crear informes personalizados.
Muchas empresas que desean simplemente recrear los formularios de la empresa se inclinan por un creador de formularios. Sin embargo, suelen perderse los procesos racionalizados que debería ofrecer la digitalización, como las notificaciones de seguridad, análisis de datos, integraciones, e informes con un solo clic.
Comunicación
No podemos subrayar lo importante que es comunicar la información de seguridad a tiempo, entre los miembros del equipo, los equipos y los turnos. ¿De qué sirve registrar un peligro y crear un rastro de papel si nadie más lo conoce? O peor aún, se enteran del peligro a raíz de un accidente.
Las aplicaciones de gestión de la seguridad automatizan muchos canales de comunicación. ¿Ves un peligro? Documéntalo, y la aplicación se lo hace saber a todos los miembros del equipo. Las aplicaciones de gestión de la seguridad también son más rápidas de configurar, puesto que ya tienen una idea de las diferentes funciones y niveles implicados en la seguridad y de lo que cada uno puede necesitar saber.
Estos son algunos ejemplos de las formas en que las aplicaciones de seguridad te ayudan a comunicarte:
- Los resúmenes e informes se envían automáticamente a las bandejas de entrada de las partes interesadas con la frecuencia que tú elijas
- Los responsables son notificados cuando hay un peligro pendiente que debe ser resuelto
- Las partes interesadas de la empresa son alertadas inmediatamente cuando hay un incidente en el sitio
Los creadores de formularios pueden tener o no notificaciones intuitivas e informes por correo electrónico. Muy a menudo, dependen del usuario para comunicar los mensajes manualmente. Es posible que tenga que subirlos, descargarlos y luego enviarlos por correo electrónico, lo que añade tres pasos a un proceso ya engorroso. Entre algunos creadores de formularios, las funciones de comunicación son bastante robustas y, aunque requieren cierta configuración al principio, deberían funcionar de forma similar a las aplicaciones de gestión de la seguridad una vez personalizadas.
La comunicación de incidentes es donde las aplicaciones de gestión de la seguridad realmente brillan. La notificación del incidente debe ser inmediata, pero el responsable de seguridad de turno también tendrá que asegurarse de que la zona está asegurada y los trabajadores están a salvo. Además, tendrá que empezar a comunicarse con el seguro, los servicios de emergencia y los testigos lo antes posible.
El software de gestión de la seguridad puede alertar al instante a la dirección de turno sobre un incidente, de modo que el responsable de la seguridad pueda dedicar tiempo a atender al trabajador accidentado y a registrar lo sucedido (¡también mediante la aplicación!).
Los constructores de formularios y el software de gestión de la seguridad pueden ahorrarte el tiempo que de otro modo emplearías en introducir los datos manualmente en tu oficina. Pero cuando se trata de procesos de seguridad críticos, como la notificación de incidentes, la comunicación y las auditorías, El software de gestión de la seguridad probablemente se adapte de forma más natural a tus procesos de seguridad existentes, ¡e incluso puede mejorarlos!
Configuración y escalabilidad
¿Cómo de fáciles son de montar estos sistemas? Esa es la verdadera pregunta. Al fin y al cabo, tienes un trabajo que hacer, y no tienes días o semanas para aprender un sistema que sustituya a tu papel y a tu lista de hojas de cálculo de Excel.
Como hemos mencionado, digitalizar tu gestión de la seguridad puede ahorrar tiempo, reducir los residuos y mejorar la comunicación, si se ajusta a las necesidades de tu equipo. Un software que sea difícil de configurar y de integrar usuarios adicionales puede no ahorrarte tiempo ni ahora ni a largo plazo.
Configuración del programa de seguridad digital
Al considerar cómo los dos tipos de software comparar En cuanto a la configuración, es probable que tengas que considerar productos específicos. La mayoría de los productos implementan limitaciones durante las demostraciones. Cuando tienes una funcionalidad limitada, no sabrás realmente lo rápido que puedes convertirlo en una herramienta viable sin dar el paso y pagar.
Según nuestra experiencia, los creadores de formularios suelen requerir más horas de configuración. Tendrás que construir los formularios de tu empresa dentro de la aplicación, configurar las notificaciones y, si es posible, configurar los desencadenantes o las dependencias necesarias.
Por el contrario, una aplicación de gestión de la seguridad como Safesite puede utilizarse tras unos pocos clics. A diferencia de los creadores de formularios, puede que no haya una opción para recrear el formulario exacto de tu empresa. Sin embargo, nuestra experiencia demuestra que esto no suele ser un problema, ya que las inspecciones de seguridad, los formularios de incidentes y los formularios de observación suelen seguir un formato muy similar, incluso entre sectores.
Añadir usuarios y ubicaciones
Configurar y desplegar tu solución de seguridad va más allá de encontrar los formularios y las funciones adecuadas. Debe ser tan fácil añadir usuarios y ubicaciones como poner en marcha los procesos.
Los constructores de formularios se centran en una cosa: la recopilación de información. Es lo que mejor hacen, pero no permiten mucha colaboración, y no permiten a los equipos comunicarse y colaborar en tiempo real. Si puedes añadir usuarios y ubicaciones, puede que el proceso te resulte engorroso. Añadir ubicaciones también puede requerir que crees varias cuentas para diferenciarlas.
Las aplicaciones de seguridad reconocen que la seguridad es un deporte de equipo. Reconocen que recoges información para compartirla, lo que significa que incorporan funcionalidades para añadir usuarios y ubicaciones dentro de tu panel de control. Puede que tengas un número limitado de usuarios en función de tu modelo de suscripción, especialmente si te quedas con las versiones freemium. Sin embargo, puedes añadir usuarios, normalmente con unos pocos toques de botón.
Con Safesite, todo lo que tienes que hacer es utilizar la función de invitar para añadir miembros a tu proyecto. Sólo tienes que ir a tu proyecto, pulsar invitar, introducir su dirección de correo electrónico, y ya está. A continuación, puedes asignar acciones, hacer un seguimiento de más información y obtener una imagen más completa de tu programa de seguridad.
Precio de la aplicación de seguridad frente al precio del constructor de formularios
Aunque no se puede poner precio a la seguridad, el software de seguridad tiene un coste. El truco está en encontrar uno con las funciones más valiosas que necesitas a un precio que tenga sentido para el tamaño y la estructura de tu empresa.
Hay tantos proveedores de software que es imposible comparar precios o incluso niveles de precios. Afortunadamente, hay dos categorías generales de precios en las que se encuadran la mayoría de las empresas. He aquí cómo pueden influir en el coste de tu empresa.
| Demostración gratuita | Freemium | Pago por usuario | Licencia de dispositivos |
| Pros: Visita gratuita al programa, acceso a funciones limitadas. | Pros: Software gratuito, que incluye todas las características necesarias para funcionar; es fácil probar un producto sin compromiso | Pros: Todas las funciones están disponibles para todos los usuarios registrados en todos sus dispositivos; es fácil probar un producto sin compromiso | Pros: Vincula el acceso al software a través de dispositivos nombrados para la responsabilidad |
| Cons: El acceso está limitado hasta que pagues. No es útil para probar un producto en un equipo. | Cons: Puede ser necesario suscribir para escalar para equipos grandes, para desplegar para oficios y subs, o para usar para necesidades complejas | Cons: Los costes se disparan con los grandes saltos de personal, lo que hace que sea menos rentable para los equipos pequeños o medianos, o para la extensión a los oficios y a los suplentes | Cons: No es fácil de escalar o utilizar entre equipos distribuidos |
Datos y tendencias de seguridad
Nuestra última métrica se refiere estrictamente a los datos.
Habrás notado que cuando nos referimos a los constructores de formularios, nos referimos a las entradas como información, no como datos.
Información son números brutos, peligros y observaciones. La información te da los datos fríos y duros. Y tener información es estupendo.
Pero lo que realmente quieres para un programa de seguridad es datos. Datos genera ideas, acciones y soluciones que transforman tu formulario o inspección en una oportunidad para construir un lugar de trabajo más seguro.
Los creadores de formularios pueden mostrar cierta información, y algunos incluso incluyen cuadros de mando con algunos datos. Sin embargo, suelen centrarse en capturar y digitalizar la información, más que en transformarla. Seguirás teniendo que entrar, extraer información y dedicar horas a examinarla para producir algo significativo.
En nuestra opinión, la diferencia entre información y datos es la más significativa entre un constructor de formularios y una app de seguridad. Las apps de gestión de la seguridad utilizan tus datos para hacer sugerencias y ayudarte a dar sentido a lo que tienes delante ahora mismo y a lo que podría ocurrir en el futuro. Un generador de formularios puede no decirte mucho más de lo que te decía tu antigua hoja de cálculo.
Obtención de resultados
Lo más importante a tener en cuenta sobre la gestión de la seguridad digital es si te permitirá mejorar tu programa. No vas a gastar el tiempo en investigar y adoptar una solución que no te ayude a mejorar tanto la productividad como la seguridad.
Cuando eliges una aplicación de gestión de la seguridad, ves los resultados delante de ti. Safesite produce una Puntuación de la caja fuerte que identifica el lugar que ocupa tu equipo en el panorama de la seguridad. Observa cómo sube tu puntuación después de una semana completando acciones positivas.
Si eliges un constructor de formularios, puedes obtener resultados. Sin embargo, tienes que construir tanto los medios para conseguir los resultados como la forma de visualizarlos por ti mismo. El proceso retardado tiende a dejarte trabajando con indicadores rezagados y respondiendo a números pasados, en lugar de reaccionar proactivamente a los incidentes y evitar que se produzcan.
Software de gestión de la seguridad Vs. Plantilla de comparación de datos del constructor de formularios
| Características | Software de gestión de la seguridad | Constructor de formularios | Constructor de formularios |
|---|---|---|---|
| Safesite | DeviceMagic | ProntoForms | |
| Observaciones de seguridad agregadas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Observaciones de seguridad más frecuentes | ✓ | X | X |
| Acciones correctivas/preventivas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Análisis de indicadores principales | ✓ | X | X |
| Puntuación de seguridad basada en el rendimiento | ✓ | X | X |
Aplicaciones de seguridad vs. Creadores de formularios: El resultado final
Como profesional de la seguridad, sabes que el éxito de tu programa de seguridad depende de tu papeleo. Aunque los creadores de formularios son una gran alternativa a las hojas de cálculo y a los formularios en papel, el software y las aplicaciones de seguridad específicos se han creado para apoyar todo tu programa, no sólo para agilizar el papeleo.
El sistema de seguridad "todo en uno" no sólo está diseñado para las necesidades de seguridad. El equipo de soporte de la aplicación también tiene conocimientos internos que forman éxito de los clientes los equipos no lo hacen.
Las aplicaciones de seguridad eficaces tienen en cuenta qué datos son valiosos para reducir los incidentes y salvar vidas. Tu cuadro de mandos de seguridad y salud es como una extensión de tu cerebro: conoces a tu gente y los retos de la empresa, y tu cuadro de mandos refleja tus conocimientos en gráficos, puntuaciones y perspectivas. Tu cuadro de mandos te dice dónde puedes centrarte para hacer mejoras profundas y te da pruebas para respaldar tus decisiones.
