Reuniones de seguridad sirven para muchos propósitos, desde la comunicación de peligros hasta la demostración de comportamientos correctivos. Como en cualquier reunión, siempre ayuda tener un orden del día o una plantilla para asegurarte de que cubres tus bases y mantienes la reunión a tiempo y en el buen camino.
Safesite facilita la celebración de reuniones de seguridad, el seguimiento de la asistencia y la creación de una biblioteca digital de reuniones de seguridad con nuestra colección de plantillas gratuitas comunes de seguridad y cumplimiento. Pero Safesite recomienda crear una biblioteca personalizada de plantillas de seguridad únicas para tu organización.
Nuestro colaborador, Gerald Carter, CSP, te muestra cómo y por qué empezar con tu biblioteca de reuniones de seguridad, empezando por tu primera plantilla.
¡Llévatelo, Gerald!
¿Por qué construir una biblioteca de reuniones de seguridad?
Bien, para responder a esta pregunta, tienes que ver lo que piensas hacer con la biblioteca si la tuvieras.
La formación de los empleados es una buena razón para tener una biblioteca de reuniones de seguridad. Hay muchos temas que pueden aplicarse a las tareas de un empleado determinado. Disponer de una biblioteca de contenidos aprobados puede simplificar el proceso de impartir la formación pertinente. Si tienes varias sedes, tener una biblioteca también ayuda a garantizar que la formación sea razonablemente uniforme, independientemente de quién la imparta. Esto puede ser muy bueno para los supervisores y gerentes que necesitan impartir formación, pero que no tienen necesariamente tiempo para desarrollarla o tienen experiencia en impartirla.
Disponer de una sólida biblioteca de reuniones de seguridad puede tener el beneficio añadido de reducir los índices de incidentes en el lugar de trabajo.
Las reuniones, como las de formación, tienen el propósito de impartir información a los empleados. La formación, en concreto, también busca desarrollar las habilidades necesarias que un empleado necesita para realizar sus tareas laborales de forma segura. Una biblioteca de reuniones de seguridad con materiales buenos y eficaces ayuda a los instructores a formar a los empleados con eficacia. Una plantilla bien formada, que cumple su formación, tiende a tener menos incidentes. Esto es bastante beneficioso para una empresa, ya que cuantos menos incidentes tenga, más productiva será. Además, esto también suele significar menores costes iniciales asociados a los empleados lesionados y a los equipos dañados.
Lo creas o no, el proceso de construcción de la biblioteca tiene valor en sí mismo.
La creación de una biblioteca ayuda a encontrar lagunas en tu programa de seguridad
Cuando construyas una biblioteca de contenidos para reuniones, debes pensar en lo que se supone que debe hacer el contenido. ¿Se supone que debe impartir una habilidad a un empleado? Entonces es probable que sea formación. ¿Intentas informar a los empleados de una nueva información sobre un cambio de política? Puede ser una charla sobre seguridad.
En cualquier caso, el contenido tiene que transmitir la intención y estar diseñado de forma que cumpla con éxito su propósito. Eso significa que cada contenido debe ser evaluado, tanto en su creación como en su entrega continua, para asegurarse de que es eficaz.
Al crear la biblioteca, a menudo se hará una evaluación para ver si hay lagunas en las necesidades de la empresa. Esa será probablemente una razón importante para crear el contenido de la biblioteca en primer lugar.
6 pasos para una biblioteca de temas de seguridad fácil de usar
Crear una biblioteca de temas de seguridad no tiene por qué ser una gran empresa. Aunque si lo miras de forma global en función de las necesidades de tu empresa, puede ser una tarea importante. Teniendo esto en cuenta, aquí tienes seis pasos para crear una biblioteca de temas de seguridad fácil de usar.
Paso 1: Establecer los objetivos de la reunión de seguridad
Primero tienes que decidir qué quieres conseguir.
Si tus objetivos son más impulsado por el cumplimientoEn la actualidad, tu biblioteca de temas de seguridad se centrará en los temas relacionados con lo que haces en tu lugar de trabajo desde el punto de vista del cumplimiento. En ese caso, tu contenido dependerá en gran medida de las normativas existentes para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos aplicables.
Si pretendes centrarte más en seguridad prácticaEn este caso, te fijarás en los problemas que tienes en el lugar de trabajo y que hay que resolver. Te fijarás más en cómo se pueden resolver los problemas en la práctica, lo que a menudo implica la jerarquía de los controles sopesados con lo que es factible para tu empresa.
Sea cual sea el objetivo, tienes que decidirlo para asegurarte de que el tema en el que estás trabajando es preciso y eficaz para tus necesidades.
Paso 2: Inventario de los temas de las reuniones de seguridad existentes
No hay necesidad de reinventar la rueda si ya tienes contenido. Empezarás por recopilar una lista de los documentos que tienes, ya sean diapositivas de formación, memorandos o charlas de seguridad. A continuación, formarás un inventario basado en tus hallazgos. El inventario separará los tipos de materiales para reuniones de forma que se alineen con los objetivos de tu empresa. Un consejo es organizar los materiales de una de las siguientes maneras
- Asunto/tema
- Frecuencia
- Gravedad del peligro al que se dirigen los materiales
Por ejemplo, podrías organizar tus materiales por tema y tipo de material. El tema sería la carpeta principal, y las subcarpetas contendrían los diferentes materiales (formación, manuales, charlas de seguridad, etc.)
Safesite es una forma estupenda de digitalizar y organizar tu inventario de reuniones de seguridad. Los usuarios de Safesite pueden compartir su biblioteca con los miembros de la tripulación, asignar charlas de seguridad y hacer un seguimiento tanto de la frecuencia de la formación como de las hojas de registro de las reuniones de seguridad. En resumen, Safesite es una ventanilla única para las necesidades de la biblioteca de reuniones de seguridad.
Paso 3: Realiza un análisis de carencias para obtener más ideas de contenido
A análisis de lagunas es más o menos como suena. Examinarás de forma crítica los procesos de tu empresa para ver qué peligros están controlados y cuáles no. También observarás la eficacia con la que se controlan los peligros controlados. Cualquier lugar en el que no haya un control o en el que los controles no sean adecuados, puede considerarse una laguna. Compararás estas lagunas con tu inventario.
Cualquier laguna identificada que tampoco tenga material presente en el inventario será un candidato principal para la creación y adición de contenido. A menudo hay que ocuparse de las lagunas antes de abordar las mejoras de otros materiales, porque las lagunas son peligros no controlados o subcontrolados. Hay que ocuparse de ello tan pronto como sea posible.
Paso 4: Pregunta al equipo
Es una gran idea conseguir la participación del equipo. El equipo ayudará a iluminar la dirección necesaria, ya que muchos miembros del equipo están familiarizados con las necesidades de su parte específica de la empresa. El equipo también puede hacer recomendaciones sobre la adición de contenidos, el formato de los mismos y proponer candidatos interesados en impartir formación sobre seguridad.
Ya he mencionado que la tarea de crear una biblioteca de reuniones de seguridad puede ser importante, pero no tiene por qué ser difícil hacer tu biblioteca si consigues la aportación y la aceptación del equipo con el que trabajas.
Paso 5: ¡Rellena los huecos y ponte en marcha!
¿Recuerdas esos huecos que hemos mencionado antes? Pues bien, tienes que tapar esos agujeros antes de que se completen tus tareas. El análisis de las lagunas que utilizaste para encontrarlas debe ser revisado con tu equipo para asegurarte de que nada se ha colado bajo el radar. Quieres que tu biblioteca sea lo más completa posible, y no quieres tener que dar marcha atrás.
Paso 6: Repite los pasos 1 a 5 según sea necesario
No creías haber terminado aún, ¿verdad? Si has realizado correctamente los pasos 1 a 5, deberías tener una biblioteca de reuniones de seguridad bien desarrollada que te ayude a cumplir tus objetivos, ya sea en lo que respecta a los KPI o a la reducción de incidentes.
Pero las cosas cambian, así que no puedes dar por sentado que una vez que la biblioteca se pone en marcha tu trabajo está hecho para siempre.
Deberías realizar de forma rutinaria un análisis de las deficiencias para identificar cualquier problema que pueda haber surgido, como la obtención de un nuevo proceso o equipo sobre el que la gente deba recibir formación. Si no tienes materiales para las reuniones de seguridad, habrá que remediarlo. Además, también tienes que evaluar el rendimiento de los materiales. Es útil plantear preguntas como
- ¿Son lo suficientemente claros?
- ¿Contienen suficiente información?
- ¿Están diseñados para fomentar el aprendizaje de las habilidades laborales necesarias?
No sabrás nada de eso a menos que los evalúes de vez en cuando.
Dónde conseguir reuniones y temas de seguridad gratuitos
Con todo esto, ¿pensabas que te íbamos a dejar sin al menos un punto de partida para el contenido? Aquí tienes algunas fuentes estupendas para conseguir materiales o información gratuitos que te ayuden a crear tu biblioteca de reuniones de seguridad y empezar hoy mismo.
- OSHA federal
- AGC
- Sociedad Americana de Profesionales de la Seguridad (ASSP)
- La OSHA de tu Estado (si procede)
- Tu Consejo Estatal de Salud
- Universidades
- Militar
- SafesitePor supuesto.
Toda organización puede crear una biblioteca de reuniones de seguridad gratuita
Tener una biblioteca de reuniones de seguridad ofrece beneficios para toda la organización. No sólo simplifica el proceso de mejora de la formación y de refuerzo de los comportamientos positivos, sino que el propio ejercicio te permite ver las verdaderas carencias de tu programa de seguridad actual.
Lo mejor es que puedes crear tu biblioteca de reuniones de seguridad de forma gratuita (salvo el tiempo dedicado al análisis de las deficiencias y a la búsqueda de recursos). Hay un montón de recursos disponibles de fuentes acreditadas, como el gobierno federal, los gobiernos estatales, las asociaciones profesionales y otros.
Safesite ofrece más de 1.500 plantillas de seguridad gratuitas, incluyendo inspecciones, listas de comprobación, reuniones de seguridad y charlas sobre la caja de herramientas. Empieza gratis para acceder a la Biblioteca de plantillas Safesiteo visita el blog de Safesite ¡para encontrar los resúmenes de las reuniones de seguridad y las charlas sobre herramientas con reuniones en formato Excel, Doc y PDF!
