Gestionar las certificaciones de las carretillas elevadoras parece fácil, pero hay más de lo que parece. Los profesionales de la seguridad con experiencia saben que no basta con aceptar un certificado y firmar en una línea de puntos.
Para ser Cumple con la OSHAEn la actualidad, todos los conductores de carretillas elevadoras deben ser recertificados por su empresa cada tres años (como mínimo). Si tienes más de uno o dos operarios, resulta complicado gestionar los calendarios de formación escalonados y las fechas de vencimiento.
El reto de la gestión de la certificación de carretillas elevadoras
Necesitas un sistema interno para hacer un seguimiento de las fechas y los vencimientos de estas certificaciones. Sin un sistema estanco, pones en peligro la seguridad de todos los empleados que trabajan en y alrededor de las carretillas elevadoras. Y, por supuesto, si la OSHA descubre durante una inspección que tienes trabajadores de carretillas elevadoras con certificaciones caducadas, esto podría dar lugar a fuertes sanciones y multas.
Métodos de gestión de las certificaciones
Hay dos métodos ampliamente utilizados para el seguimiento formación de operadores de carretillas elevadoras: una hoja de cálculo de Excel matriz de formación y el software de gestión de la seguridad. Aquí tienes una visión general de ambos ejemplos junto con una forma rápida de empezar.
Utiliza una matriz de formación (plantilla gratuita)
Esta es la solución a la que recurren muchas empresas. Una matriz de formación es una simple hoja de cálculo o un gráfico que hace un seguimiento de los niveles de formación y habilidades dentro de una empresa.
Lo ideal es que incluya los nombres de todos tus operarios de carretillas, las fechas de certificación, la fecha de la próxima formación y, si procede, los niveles de habilidad. (Ten en cuenta qué trabajadores pueden también formar a otros).
Aquí tienes una matriz de formación de carretillas elevadoras gratuita para que la adaptes a tus necesidades:
- Matriz de formación para carretillas elevadoras (Excel)
- Matriz de formación para carretillas elevadoras - Hoja de Google
Sin embargo, el inconveniente de las matrices de formación es que no te avisan automáticamente cuando hay que renovar la certificación de un operario.
Para mitigar el riesgo de que se pierda un plazo, algunos directores establecen un calendario con alertas y/o comprueban la matriz de formación de forma regular. Aunque esta solución requiere un poco de trabajo, es rentable y funciona bien para un número reducido de empleados.
Aprovechar un software de gestión de la seguridad como Safesite es una mejor opción para los empresarios que hacen un seguimiento de más de unos pocos operarios. La automatización te permite trabajar de forma más inteligente, no más dura.
Utiliza un software de seguimiento de la formación
Si quieres automatizar tus tareas administrativas y reducir la posibilidad de que se te pasen las fechas de recertificación, prueba un software de seguimiento de la formación o de gestión de la seguridad.
El software de seguimiento de la formación es la opción ideal para el propietario o gerente de una empresa moderna. Seamos sinceros, hay muchas cosas de las que podrías ocuparte a diario. Revisar una hoja de cálculo para las próximas certificaciones va a estar muy abajo en tu lista de prioridades.
A software de seguimiento de la formación como Safesite te enviará notificaciones cada vez que la recertificación de un trabajador deba realizarse en unos días. Puedes programar la notificación para que aparezca con una o dos semanas de antelación para asegurarte de que tienes tiempo de hacer los preparativos con antelación.
Aquí tienes un recurso sobre cómo gestionar las certificaciones de las carretillas elevadoras con Safesite.
Coordinación y comunicación de la formación
Además de utilizar una matriz de formación o un software de seguimiento de la formación, también es importante coordinar y comunicar a tu equipo la formación de recertificación.
Programar la formación
Después de que te avisen de que un conductor tiene que volver a certificarse, establece un calendario de formación para ese empleado y para cualquier otro conductor que tenga que hacerlo en un plazo similar.
Elige una fecha de formación que no esté demasiado cerca de la fecha de caducidad de la certificación. Esto dará un margen suficiente en caso de que la formación tenga que ser reprogramada. Preferiblemente, la formación se realizará en días con una carga de trabajo mínima.
El horario propuesto debe comunicarse con el operador de la carretilla con antelación, así como a los supervisores inmediatos.
Notificar al equipo directivo
Para asegurarse de que todo el mundo está en la misma página, se debe notificar al personal de gestión de planta y/o de campo que los próximos calendarios de formación de recertificación están previstos. Esto permite a todos planificar los ajustes de la carga de trabajo y la cobertura mientras el miembro del equipo asiste a la formación.
La forma más fácil de conseguirlo es enviando un "informe de próxima formación" semanal a los miembros de la dirección. Este informe puede generarse fácilmente y enviarse mediante Safesite.
Gestionar las necesidades de formación no planificadas
Hay ocasiones en las que la recertificación de la carretilla elevadora de un miembro del equipo aún no está prevista, pero la formación debe realizarse. Un ejemplo de esto es cuando un miembro del equipo experimenta un incidente de cuasi accidente debido a la falta de familiaridad con determinadas funciones de la carretilla elevadora. En estos casos, la dirección no debería esperar a la recertificación y dar al empleado un curso de actualización de inmediato.
Estas necesidades de formación no planificadas también deben gestionarse, ya que pueden interrumpir el flujo normal de las operaciones empresariales. En cuanto un empleado demuestre que necesita más formación, la dirección debe comunicarlo inmediatamente a las personas interesadas. De este modo, se puede programar la formación lo antes posible con un impacto mínimo en la organización.
Documentación de formación sobre carretillas elevadoras
Además del seguimiento de la formación y de la comunicación con los miembros del equipo, la dirección debe dar prioridad a la documentación.
Es importante documentar todos los detalles de la formación y evaluación de la certificación requerida:
- fecha, nombre/firma del formador y resumen de la formación impartida
- fecha, nombre/firma del evaluador en tu empresa
Aunque no tienes que dar a los empleados un certificado oficialpueden ser una forma práctica de recompensar a tus operarios y de cumplir con las obligaciones de registro al mismo tiempo.
Esto es especialmente útil cuando la empresa se enfrenta a una inspección o auditoría. En estos casos, la documentación de la formación puede elaborarse fácilmente en momentos de récord y en situaciones de tensión.
Beneficios del seguimiento de la formación
El seguimiento del número de formaciones completadas es un buen indicador principal de EHS. Puede ser una métrica de alto nivel que se puede utilizar como punto de referencia para la seguridad, junto con otras métricas clave. La proporción de formaciones completadas con respecto a las formaciones atrasadas puede ser utilizada por los ejecutivos para medir los niveles de seguridad dentro de la organización.
El seguimiento de la finalización de la formación puede ser una métrica más sencilla y fiable, además de los indicadores de retraso, como la tasa total de incidentes registrables, la tasa de incidentes con pérdida de tiempo y muchos otros.
Conclusión
Aunque la gestión de las certificaciones de las carretillas elevadoras puede ser un dolor potencial, no tiene por qué serlo. Puedes aprovechar la tecnología con funciones de gestión de la seguridad como el seguimiento de la formación para minimizar la probabilidad de error humano, y ahorrar mucho tiempo.
Una programación fluida de las certificaciones de carretillas elevadoras ayudará a tu departamento a ahorrar dinero. Y lo que es más importante, aumentará la seguridad de tu lugar de trabajo y proporcionará a tus trabajadores la confianza que necesitan para realizar su trabajo con eficacia.
