Cuando se trata de entregar proyectos, más rápido es mejor.
Los proyectos entregados antes de lo previsto suelen estar por debajo del presupuesto y nos dejan una buena relación con el cliente. Sin embargo, la presión para cumplir un plazo ajustado puede ser estresante, lo que hace que incluso los mejores tomen atajos que, en última instancia, pueden comprometer la seguridad de los trabajadores.
En este artículo, expondremos tres métodos probados que puedes utilizar para terminar tu proyecto antes de lo previsto sin crear riesgos innecesarios para tus trabajadores.
Desarrollar un plan de ejecución del proyecto
Uno de los causas principales del fracaso de un proyecto es una mala planificación del mismo. No tener un plan significa que los miembros del equipo no tienen una idea clara de lo que se espera de un proyecto o de cuáles son las métricas para el éxito del mismo.
Una de las formas más eficaces de mejorar la velocidad de entrega de los proyectos sin sacrificar la seguridad es desarrollar un plan de ejecución del proyecto (PEP).
Un PEP es esencialmente un documento específico del proyecto que describe las estrategias y tácticas que se utilizarán para ejecutar el proyecto con éxito. Algunos de los elementos críticos de un PEP son
- Las metas, objetivos e hitos del proyecto
- Una descripción del alcance del trabajo (SoW)
- Administración de proyectos y gestión de la información
- Estrategias de gestión de riesgos
Dedicar tiempo a desarrollar un plan completo al inicio del proyecto te asegura tener un camino claro hacia adelante. Un PEP detallado también te permite prever tus necesidades para cada aspecto del proyecto. Te permite hacer los ajustes necesarios de calendario, recursos y logística a medida que avanza el proyecto.
Además de las cuestiones de programación, tu PEP debe abordar también los riesgos para la salud, la seguridad y el medio ambiente asociados al proyecto. Tu PEP garantizará que todo el mundo, desde los trabajadores de la construcción in situ hasta el personal administrativo en la oficina, se guíe por un conjunto claro de normas de salud y seguridad.
Aunque los PEP son útiles por sí mismos, sigue siendo esencial asegurarse de que tu equipo se adhiere al plan durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Aprovecha la modernidad Seguridad y programación Tecnología
Utilizar un software de gestión de proyectos y de programación de la construcción es otra forma de aumentar la productividad y el rendimiento de tu proyecto. Cuando se utilizan correctamente, las herramientas de software pueden minimizar o incluso eliminar los costosos errores humanos y las repeticiones.
Por ejemplo, es probable que haya varias tareas manuales que realizas a diario que pueden automatizarse fácilmente. El software de programación adecuado te permite automatizar los procesos de conciliación de las hojas de horas, la recopilación de formularios de gastos y la documentación de las actualizaciones de estado semanales. En última instancia, la automatización libera tu tiempo para centrarte en otras actividades relacionadas con el proyecto.
La programación también puede ser una tarea que requiere mucho tiempo, especialmente en proyectos de construcción complejos. Ajustar constantemente los calendarios para satisfacer las demandas dinámicas del proyecto puede dar lugar a ineficiencias y retrasos.
Algunas herramientas de software de programación de última generación también vienen con funciones de programación automática. Con estas funciones, puedes ajustar las listas de personal con unos pocos clics de ratón.
Por ejemplo, puedes utilizar la autoprogramación para programar automáticamente los recursos de personal para la semana en función de diversos factores relacionados con el proyecto. Algunas herramientas también pueden reajustar automáticamente los turnos del personal en función de la disponibilidad de los trabajadores, la formación, el coste y otros factores.
Algunos proyectos de construcción exigentes también imponen normas específicas de salud y seguridad, como períodos mínimos de descanso para los trabajadores entre turnos. También puedes utilizar un software de programación automática para tener en cuenta los requisitos de los turnos sin afectar a la salud y la seguridad de los trabajadores. bienestar o el rendimiento general del proyecto.
Por último, la automatización te permite programar con antelación la formación y las certificaciones de seguridad aplicables. Pero asegúrate de evaluar el éxito de la formación supervisando a los trabajadores sobre el terreno. Tu máxima prioridad es asegurarte de que realizan las tareas de forma segura. Una vez que los trabajadores hayan establecido los procesos seguros, puedes afinar en su velocidad.
Comunicar y colaborar wcon tu equipo
Según el instituto de gestión de proyectos (PMI), mala comunicación puede tener un impacto negativo en el éxito de la ejecución del proyecto. Otros estudios muestran que el 18% de todos los trabajos fracasan debido a la falta de comunicación e implicación de los altos cargos.
Si no comunicas los objetivos de rendimiento y seguridad a tu personal, corres el riesgo de que disminuya la productividad de los trabajadores y el compromiso del personal. Una comunicación ineficaz sobre los objetivos de seguridad puede incluso fomentar prácticas laborales inseguras.
Mejora la velocidad y la seguridad de la ejecución de tu proyecto manteniendo regularmente el contacto con tus trabajadores. La comunicación debe incluir la frecuencia de charlas sobre la caja de herramientas para discutir los requisitos de rendimiento, el progreso del proyecto y la cultura de la seguridad.
Otra forma de comunicar eficazmente con tu equipo de construcción es utilizar software que permite agilizar la comunicación entre los miembros del personal. Si mantienes toda la comunicación en un lugar centralizado, puedes asegurarte de que todo el mundo está al tanto de los últimos anuncios del proyecto.
Algunas herramientas de software tienen sistemas de mensajería incorporados que puedes utilizar para comunicarte casi instantáneamente a través de notificaciones móviles y mensajes SMS. Con este tipo de comunicación instantánea, puedes actualizar inmediatamente a los miembros del personal sobre los cambios en el alcance del proyecto o los problemas de seguridad.
La seguridad no es el precio de la velocidad
La velocidad y la seguridad son quizá dos de los parámetros de rendimiento más críticos en cualquier proyecto de construcción. Sin embargo, nunca debes sacrificar la seguridad por la velocidad. Dejar escapar la seguridad acabará provocando retrasos en el proyecto causados por lesiones con pérdida de tiempo e inspecciones de la OSHA.
Recuerda que, a medida que el proyecto avanza, es cada vez más difícil hacer cambios que puedan tener un impacto significativo en el rendimiento del proyecto. Por lo tanto, la clave para conseguir tanto velocidad como seguridad es planificar el éxito de tu proyecto.
Una vez que desarrolles un plan detallado de ejecución del proyecto, asegúrate de utilizar el software adecuado para automatizar las tareas manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo.
Por último, asegúrate de comunicarte frecuentemente con los miembros de tu equipo. Asegúrate de que todos entienden su papel y cómo su actuación afecta a la salud general del proyecto.
Sobre el autor: Derek Jones
Derek encabeza iniciativas clave en AdjuntoDerek es una plataforma global de gestión de personal para la programación, las hojas de tiempo y la comunicación de los empleados. Centrándose en la sanidad, Derek ayuda a los propietarios de empresas y a los responsables de la plantilla a simplificar el cumplimiento de la legislación laboral, a mantener los costes de la mano de obra a raya y a crear lugares de trabajo galardonados. Derek tiene más de 16 años de experiencia en la aplicación de estrategias de ventas y marketing basadas en datos a empresas de SaaS como MarketSource y Griswold Home Care.
