Los subcontratistas y los oficios están en el centro de tu negocio, pero no siempre están en el centro de tu plan de comunicación. Si les preguntas, puede que incluso te digan que son los últimos en enterarse incluso de los detalles más importantes.
Una comunicación fluida entre empresas ofrece algo más que la felicidad de los gremios y los subcontratistas. Agilizar la comunicación es la forma más fácil de ahorrar dinero, tiempo y materiales en cualquier proyecto, sin ningún esfuerzo adicional. Y si quieres una comunicación clara, tienes que tener un plan de comunicación sólido.
¿Estás preparado para dejar que la comunicación fluya y empezar a completar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con menos incidencias? Aprovecha estos consejos para convertirte en un experto comunicador (y recibir menos correos electrónicos).
1. Incorporar la cadena de mando en los contratos de trabajo
¿Tienes correos electrónicos volando en todas direcciones? ¿Tus oficios se dirigen a tu jefe de línea o a tu oficina cuando deberían ir directamente a tu superior? Es porque, o bien no tienes una cadena de mando, o bien no has hecho saber a nadie cuál es tu cadena de mando.
Tener una cadena de mando clara garantiza que la información fluya en primer lugar hacia las personas que más la necesitan. Luego pueden filtrarla hacia abajo, ahorrando a todos tiempo, correos electrónicos y dolores de cabeza.
Todo el mundo, tanto interno como externo, debe saber quién es el conducto general de comunicación. En otras palabras, deben saber a quién dirigirse y cuándo.
Podrías pensar: "El encargado del sitio es el punto de contacto. Todo el mundo lo sabe".
Pero no sabes quién lo sabe y quién no, por lo que también tienes que formalizar tu plan.
Ponlo por escrito y mejor aún: escríbelo en cada contrato. Entonces, introduce la cadena de mando desde el día 0. Nadie puede decirte que no sabía a quién llamar o que no tenía la dirección de correo electrónico correcta.
Consejo: También querrás repasar la cadena de mando con los gremios y los subcontratistas antes de que empiece el proyecto y publicarla en otros lugares, como en la oficina y en la obra. Hacer que tu cadena de mando sea infalible dará sus frutos, sobre todo en caso de emergencia.
2. Crea un plan de comunicación de alto nivel
Ahora que tienes una cadena de mando y todo el mundo sabe quién es, es el momento de pensar en un plan de comunicación formal.
El teléfono del superintendente medio vibra sobre la mesa si se lo permiten. Reciben textos, llamadas, Whatsapps, correos electrónicos y notas de voz. Hay fotos, vídeos e incluso ese subcontratista que todavía cree en el poder desenfrenado del fax. Las cosas se pierden en la confusión.
Un plan de comunicación formal clasifica la comunicación. Por ejemplo, si hay un cambio vital en el plan, como la falta de materiales o la posibilidad de empezar el trabajo en la fecha acordada, eso es una llamada telefónica. Si se trata de una pregunta rápida, no sensible al tiempo, puede ser un correo electrónico. Pero si no puedes resolver una cuestión en uno o dos párrafos o necesitas una respuesta el mismo día, podrías indicar a los equipos que cojan el teléfono.
Tu plan de comunicación formal también te ayuda a mantener el cumplimiento. Por ejemplo, el Normativa OSHA HazCom te exige que difundas las hojas de datos de seguridad y la información y la formación para asegurarte de que todo el mundo entiende los peligros y riesgos de la obra.
En última instancia, las diferentes necesidades exigen una forma de comunicación cuidadosamente elegida. Sea cual sea el plan que elijas, escríbelo, compártelo y cúmplelo.
Consejo: ¿Quieres reducir los correos electrónicos, los mensajes de texto y las palomas mensajeras? Utiliza software de seguridadcomo Safesite, para gestionar todo el papeleo y simplificar la comunicación sobre seguridad. Cuando utilizas Safesite, puedes asignar acciones de seguridad directamente a tus operarios y subcontratistas y ver cuándo las completan desde tu panel de gestión de la seguridad, sin necesidad de mensajes de texto, correos electrónicos o visitas a la obra.
3. Programar charlas sobre la caja de herramientas y reuniones de seguridad
Tu plan de comunicación ayuda a gestionar el correo electrónico y a agilizar la comunicación, pero también debe incorporar la comunicación de seguridad.
Charlas sobre la caja de herramientas y las charlas de seguridad facilitan la difusión de información importante, como las políticas y los cambios en materia de seguridad. Querrás utilizar las charlas de la caja de herramientas para:
- Refuerza los fundamentos de la seguridad
- Recordar a los oficios y a los subcontratistas los peligros de la obra
- Informar a los equipos de los cambios en el lugar o en las condiciones de trabajo
- Habla de los accidentes o lesiones y de las estrategias de prevención de incidentes
Llevar a cabo una reunión significa que no sólo puedes hacer un seguimiento de la asistencia e identificar la fuerza de tu comunicación, sino que crea un foro abierto para la comunicación bidireccional.
Los usuarios de Safesite pueden asignar charlas de seguridad a los profesionales de la seguridad, a los superintendentes, o incluso directamente a los operarios y subcontratistas para que las lleven a cabo entre sus propios equipos. Incluso puedes establecer una cuota semanal para asegurarte de que las reuniones se celebren con regularidad.
Consejo: ¿Buscas ideas para una charla sobre la caja de herramientas? Consulta Un año de charlas sobre la caja de herramientas y explora nuestra biblioteca de plantillas.
4. Haz que los mensajes sean claros y no te salgas del tema
Ahora que hemos hablado de cómo liberar las líneas de comunicación, hablemos de los propios mensajes.
La primera regla de la comunicación entre empresas es ir al grano. Limita tus mensajes a un solo tema o proyecto. Si puedes indicar tu empresa en el asunto, mejor aún.
Como norma, debes evitar la frase "mientras te tenga aquí". Si te centras en una sola cosa a la vez, todos conseguirán más y lo harán más rápido.
En segundo lugar, recuerda que no todos los suplentes y oficios tienen los mismos conocimientos técnicos. Omite la jerga siempre que puedas y utiliza términos sencillos. Tú no sabes lo que ellos no saben, así que sé sencillo.
Por último, piensa en tu tono, incluso en las comunicaciones escritas. En caso de duda, remítete a los puntos uno y dos y evita editorializar siempre que puedas. En otras palabras, deja las opiniones y especialmente los chismes fuera de tus comunicaciones escritas y verbales.
También querrás mantén un lenguaje profesionalincluso cuando quieras partir en dos al destinatario. El ejemplo obvio es evitar las palabrotas cuando te comunicas. Sin embargo, utilizar un lenguaje profesional también puede significar tomarse un respiro y volver a un correo electrónico o una llamada telefónica más tarde para evitar decir algo personal o innecesario.
Así que si un subalterno te dice que no puede empezar un trabajo durante dos semanas con sólo un día de antelación, no cojas el teléfono y envíes un correo electrónico airado dos minutos después, aunque te haya arruinado la semana. Sé civilizado y sigue las condiciones establecidas en tu contrato. Conseguirás lo mismo, protegerás tu reputación y, potencialmente, incluso encontrarás formas de salvar la situación directamente con el subcontratista (sí, se puede soñar).
5. Fomenta las preguntas y la comunicación bidireccional
La mejor comunicación fluye en dos direcciones, sobre todo cuando está relacionada con la seguridad y el riesgo.
Todos deben sentirse cómodos haciendo preguntas y saber a quién dirigirlas. Así que puedes pensar en establecer al responsable de seguridad como contacto para las preguntas sobre seguridad y riesgos. (Y asegúrate de proporcionar los contactos correctos de la OSHA para los posibles denunciantes).
Quizá la lección más valiosa que cualquiera puede aportar al lugar de trabajo es ésta: escuchar es más importante que hablar. Así que si te encuentras repitiendo los mismos mensajes una y otra vez, puede que sea el momento de escuchar para averiguar por qué las tripulaciones no han recibido tu mensaje.
Destaca con una comunicación sólida
Si encuentras tus proyectos caóticos y tus diferentes bandejas de entrada desbordadas, entonces el problema puede empezar por la falta de comunicación, ¡no por la abundancia de la misma!
No aclarar los puntos de contacto, los métodos de comunicación y sobrecargar los correos electrónicos con demasiados asuntos es una de las principales causas de no presentación, incumplimiento de plazos, pérdida de materiales y persistentes dolores de cabeza.
El uso de un plan de comunicación establece las expectativas desde el principio y ofrece beneficios en toda la empresa, desde la administración hasta la seguridad. Y cuando se trata de gestionar oficios y subcontrataciones, es la diferencia entre cruzar el plazo con los neumáticos chirriando y cumplir tus obligaciones con la mayor parte del pelo intacto.
¿Estás preparado para saber más? Programar una demostración de Safesite para saber cómo puedes utilizar el software de gestión de la seguridad para comunicarte sin problemas con tus oficios y subcontratistas.
