Cómo incorporar las mejores prácticas de comunicación y registro a tu programa de seguridad

Cada trabajador necesita tener la última información de seguridad relevante antes de fichar. Para ello, las comunicaciones de seguridad tienen que hacer algo más que existir: tienen que ser eficaces. 

La comunicación eficaz en materia de seguridad dentro de una organización debe fluir en ambas direcciones, de la dirección a los empleados y del "taller" a la dirección. 

En la cuarta parte de nuestra Guía definitiva de Sistemas de gestión de la seguridad Dave Paoletta te muestra lo que hace falta para incorporar la comunicación y el registro directamente a tu sistema de seguridad.

¿Eres nuevo en la serie? Vuelve a leer Parte 1, Parte 2y Parte 3.

Cómo lograr una comunicación de seguridad eficaz

La implantación de un programa de gestión de la seguridad depende de la participación y la aceptación de los trabajadores. Por ello, debes esforzarte por informar a los trabajadores de las expectativas, explicarles por qué necesitas el programa o procedimiento y compartir cómo beneficiará a la organización. En otras palabras, el éxito de la comunicación en materia de seguridad en el lugar de trabajo se basa en interacciones frecuentes y significativas.

La eficacia de la comunicación de la dirección y del Departamento de Seguridad depende de varios factores:

1. Credibilidad. Los estudios demuestran que las percepciones de los empleados sobre la sinceridad y la credibilidad de la dirección influyen en el cambio de actitud producido por los mensajes de la dirección. En otras palabras, si los empleados sienten que se les está "vendiendo" algo que puede ser bueno para la empresa pero que no es también bueno para ellos, probablemente lo ignorarán. Evita implantar programas y procedimientos mal concebidos, perseguir cambios frecuentes de políticas o procesos y hacer promesas incumplidas. Estos comportamientos de gestión destruyen la credibilidad, y la comunicación se resentirá.
2. Atractivo. En comunicación, el "atractivo" se define como el grado de comodidad que siente el receptor del mensaje con el emisor del mismo. Es más probable que escuchemos y respondamos a un mensaje de alguien que pensamos que es "como nosotros" y que tiene en cuenta nuestros intereses. Como en el caso anterior, si los trabajadores sienten que la dirección no tiene en cuenta al trabajador, es menos probable que actúen según la información sobre seguridad.
3. Poder. Aunque la dirección tiene autoridad para hacer cumplir las políticas y los procedimientos mediante la supervisión y la disciplina progresiva, verás que enmarcar el cumplimiento de las nuevas normas como algo necesario para mantener un lugar de trabajo seguro y eficiente es un enfoque mejor. La ausencia de seguimiento por parte de la dirección de los nuevos "requisitos" o normas suele provocar una falta de aceptación por parte de los empleados.

En última instancia, los mensajes de seguridad eficaces dependen de las percepciones de los trabajadores, como 

1. ¿Está la dirección tan interesada en mi seguridad como dicen? 
2. ¿Mi supervisor se parece lo suficiente a mí como para ser creíble o es tan diferente que no se puede confiar en él?
3. ¿Es real el poder de mi supervisor sobre mí? ¿Debo cumplir las normas de seguridad? (Referencia: Gestión de la seguridad: Un enfoque humano, tercera edición. Petersen, Dan. Sociedad Americana de Ingenieros de Seguridad, 2001. P. 174) 

Introducción a las técnicas de comunicación de seguridad

Los siguientes apartados contienen algunos ejemplos de técnicas de comunicación de seguridad utilizadas por diversas industrias estadounidenses.

Publicaciones y boletines

La forma más básica de comunicaciones de seguridad es el material escrito (y enviado por correo electrónico), como por ejemplo 

• boletines de seguridad
• comunicaciones de las lecciones aprendidas
• próximas clases de formación, 
• nuevas iniciativas de seguridad o eventos de equipo 

El material escrito colocado en los tablones de anuncios, en las cafeterías, en los baños y en otras zonas de reunión es útil en las plantas en las que la mayoría de los trabajadores no acceden regularmente a un ordenador durante la jornada laboral. Todo el material escrito debe utilizar fuentes y colores claros, y el contenido debe ser breve y directo. El material escrito que se publique también debe estar al día y actualizarse con frecuencia. Los mensajes desfasados y no aplicables llevan a los empleados a ignorar todos los mensajes posteriores, ya que asocian estas comunicaciones con algo generalmente anticuado.

Equipo o comité de seguridad de los empleados

Los Comités de Seguridad o Equipos de Seguridad son poderosos medios de comunicación y reconocimiento del peligro herramientas. Sin embargo, también pueden ser una completa pérdida de tiempo y esfuerzo. La clave del éxito es formar y orientar a los miembros del equipo y apoyarlos para que obtengan resultados concretos en el lugar de trabajo. La carta del equipo debe centrarse en el objetivo de encontrar y controlar los peligros. Las principales ventajas del enfoque del equipo de seguridad para el reconocimiento y el control de los peligros son

1. Poner en común la experiencia y los conocimientos del grupo. La experiencia colectiva, junto con la oportunidad de hacer una lluvia de ideas sobre los problemas, resultados en el desarrollo de soluciones prácticas e innovadoras.
2. La oportunidad de que los grupos de personas trabajen juntos en las reuniones de los comités da lugar a mejorar las comunicaciones y una comprensión personal de los retos a los que se enfrentan los distintos grupos de trabajo.
3. Las recomendaciones de la comisión, especialmente en temas controvertidos, son suelen ser aceptados más positivamente por los demás en la organización.

Aquí tienes algunos puntos que debes tener en cuenta al crear un comité de seguridad. Composición de los miembros 

• El número de participantes depende del número de empleados. 
• El comité debe tener un número igual de miembros elegidos por el empresario y por los empleados (o voluntarios).
• El líder debe seleccionar miembros de todas las partes de la organización.
• La afiliación debe ser por un periodo determinado y rotativa (para que los miembros se mantengan frescos). 

Requisitos de afiliación 

• Elección de un presidente. 
• Sirve un mínimo de un año, cuando sea posible. 
• Estar formado en la identificación de peligros (ver enlace más abajo).
• Estar formado en habilidades de comunicación para los miembros del equipo. 
• Estar formado en los principios de investigación de incidentes y saber aplicarlos.
• Recibir el acta de la reunión del comité de seguridad. 
• Representar las principales actividades de las Unidades Operativas/divisiones de la empresa 

Funciones 

• Se reúnen mensualmente. 
• Si los empleados realizan mayoritariamente trabajos de baja peligrosidad, el comité de seguridad puede reunirse trimestralmente. 
• Las reuniones deben tener lugar en horario de la empresa y realizarse a través de una teleconferencia, si es necesario. 
• Mantén un registro de cada reunión durante tres años, incluyendo:
  •  Fecha de la reunión
  • Nombres de los asistentes
  • Nombre de la persona que hará el seguimiento de las recomendaciones
  • Todos los demás informes, evaluaciones y recomendaciones de los comités.
  • Se discuten cuestiones de seguridad y salud; se incluyen los peligros relacionados con las herramientas, el equipo, el entorno de trabajo y las prácticas laborales.
  • Recomendaciones para corregir los peligros y plazos razonables para que la dirección responda.

Objetivos del Comité de Seguridad: 

• Establece un sistema para que los empleados informen de los peligros y sugieran acciones correctivas. 
• Establecer un procedimiento para revisar los informes de inspección y recomendar acciones correctivas. 
• Evaluar todas las investigaciones de incidentes y recomendar cómo evitar que se repitan. 
• Poner a disposición de todos los empleados las actas de las reuniones del comité de seguridad. 
• Recomendar formas de reforzar el esfuerzo general de seguridad de tu Unidad Operativa. 

Cómo y cuándo utilizar los incentivos y recompensas de seguridad

El investigación sobre la eficacia de las campañas e iniciativas de seguridad muestra una impacto limitado en muchos casos. 

En cambio, crear una estrategia de comunicación coordinada para anunciar un nuevo programa o enfoque es útil para captar la atención de los trabajadores y crear interés.

Además, si la iniciativa cambia una forma establecida de hacer algo o parece afectar a un beneficio real o percibido de los empleados, es imprescindible planificar cuidadosamente la puesta en marcha. En el caso de un cambio que pueda ser controvertido, debes incluir a todas las partes interesadas en la fase de planificación. Recogida y tratamiento de las preocupaciones y opiniones de los empleados antes de la puesta en marcha. Si tu programa no tiene en cuenta las opiniones de los empleados, la iniciativa probablemente esté condenada al fracaso. A continuación se exponen otras reglas generales:

• Definir un problema específico o emitir para el esfuerzo que hay que hacer. No lances una campaña de seguridad sólo porque creas que el departamento de seguridad necesita atención.
• Consigue siempre la aprobación de la alta dirección y un acuerdo por escrito sobre los objetivos, los métodos, el presupuesto y la duración de la iniciativa de seguridad antes de proceder.
• Involucrar siempre a los delegados sindicales (si procede), supervisores y líderes de grupos de trabajo para diseñar, planificar y poner en marcha campañas de seguridad.
• Minimizar el número de campañas/iniciativas de seguridad al año - ¡cuanto menos, mejor!
• Definir los objetivos y las métricas clave de éxito de cada campaña/iniciativa para medir su eficacia.
• Finalizar campañas o iniciativas cuando alcances el objetivo o si la campaña resulta ineficaz. En otras palabras, no sigas golpeando a un caballo muerto.

Las campañas de seguridad correctamente diseñadas y aplicadas que abordan problemas reales que los empleados aceptan y aceptan son excelentes herramientas para comunicar a los empleados los cambios necesarios en los procesos. Sin embargo, las campañas de seguridad no sustituyen a la comunicación bidireccional regular de las prácticas de trabajo seguras, la notificación de los peligros o la colaboración en la resolución de problemas. Estas prácticas son la clave para crear y mantener programas de seguridad eficaces a largo plazo.

Programas de incentivos

El objetivo de la mayoría de los programas de incentivos de seguridad es promover comportamientos laborales seguros ofreciendo una recompensa tangible a los empleados que obtengan el resultado deseado. La idea de que los trabajadores modifiquen su comportamiento de forma deseable para recibir un refuerzo positivo o una recompensa parece de sentido común. Además, "Condicionamiento Operante" ha sido estudiado y escrito por estudiosos del comportamiento humano como Edward Thorndike, John Watson y B. F. Skinner durante décadas. 

Por desgracia, aunque la ciencia en la que se basa el trabajo está bien fundamentada, Los efectos de los programas de incentivos sobre la seguridad de los trabajadores no se han establecido directamente. Antes de poner en marcha el programa de incentivos y recompensas de una organización, la dirección debe preguntarse cuál es el verdadero objetivo.

Con demasiada frecuencia, los programas de incentivos son una reacción a los malos resultados en materia de seguridad, como indican los índices inaceptablemente altos de lesiones e incidentes. Otras veces, los programas de incentivos existen para hacer frente a la insatisfacción de los empleados y a una cultura corporativa o de seguridad inadecuada.

Los programas de incentivos no son herramientas independientes para mejorar la cultura de la empresa, las relaciones entre los empleados y la dirección, o para impulsar la reducción de incidentes y lesiones. Más bien, los incentivos pueden ser una parte útil de una estrategia más amplia para involucrar a los trabajadores en el programa de seguridad o para destacar un programa específico o un cambio de procedimiento.

OSHA no requiere que los empresarios ofrezcan programas de incentivos de seguridad como parte de su sistema de gestión de programas de seguridad. Advierte contra los programas que ofrecen incentivos de gran valor que podrían disuadir de informar, para que los trabajadores no pierdan un premio. Evita los programas que premian a los empleados por evitar lesiones o por alcanzar un determinado número de "días sin lesiones". Estos programas conducen a la presión de los compañeros porque están basados en el grupo. Si una persona se lesiona, todos pierden la recompensa. En su lugar, diseña tu programa de incentivos para recompensar comportamientos específicos que sean fácilmente observables y que se consideren beneficiosas para trabajar con seguridad o para cumplir con los procedimientos de trabajo seguro. 

A continuación se ofrecen nueve consejos para diseñar un programa de incentivos de seguridad eficaz:

1. Los comportamientos requeridos para recibir un premio están bien definidos y son alcanzables.
2. Todos los que cumplan la norma de comportamiento deben recibir una recompensa.
3. Lo mejor sería evitar penalizar a los grupos por el fracaso de un individuo, a no ser que puedan controlar su actuación.
4. Es mejor que muchas personas reciban pequeñas recompensas que una sola persona reciba una gran recompensa.
5. No premies a un grupo a costa de otro.
6. El progreso hacia los premios debe ser supervisado y publicado.
7. Las recompensas deben ser visibles y representar los logros en materia de seguridad.
8. Los programas de recompensa deben tener límites de tiempo definidos y deben iniciarse, detenerse y cambiarse con frecuencia. 
9. Después de concluir un programa de incentivos de seguridad, realiza una revisión ("lavado en caliente" o sesión posterior a la acción) para determinar si ha cumplido los objetivos establecidos y qué lecciones servirán para los esfuerzos futuros.

Si se diseñan y se aplican cuidadosamente, los programas de incentivos y recompensas de seguridad pueden ser una parte útil del proceso de comunicación de seguridad entre la dirección y los empleados, y promover un ambiente positivo hacia la seguridad en la organización. Ten cuidado con los programas de incentivos comerciales o "fuera de serie" que afirman haber obtenido resultados fantásticos en otras empresas. En su lugar, evalúalos basándote en la orientación anterior y en tus objetivos específicos para el programa de incentivos antes de comprarlos.

Cómo empezar a llevar un registro

El mantenimiento adecuado de los registros es vital para el Sistema de Gestión de la Seguridad, ya que permite realizar evaluaciones significativas, analizar las tendencias a largo plazo y verificar el cumplimiento de las normas reglamentarias.

La organización debe separar y gestionar los registros de las distintas actividades de medio ambiente, salud y seguridad con el grado de rigor adecuado para cada una. Por ejemplo, archivar meticulosamente el inventario del botiquín y las hojas de inspección equivale a guardar todos los recibos de los donuts; no es necesario ni rentable. Sólo crea más papeleo.

Otros registros, como los datos de las pruebas de exposición o los resultados del control de la exposición del personal, deben tratarse de manera más formal. Debes mantener el nivel adecuado de confidencialidad en torno a cualquier documento que contenga datos personales identificables o PII. 

El El Departamento de Trabajo de EE.UU. define la PII como:

Cualquier representación de información que permita inferir razonablemente, por medios directos o indirectos, la identidad de un individuo al que se aplica la información. Además, la IIP se define como información: (i) que identifica directamente a un individuo (por ejemplo, nombre, dirección, número de la seguridad social u otro número o código de identificación, número de teléfono, dirección de correo electrónico, etc.) o (ii) mediante la cual una agencia pretende identificar a individuos específicos junto con otros elementos de datos, es decir, la identificación indirecta. (Estos elementos de datos pueden incluir una combinación de sexo, raza, fecha de nacimiento, indicador geográfico y otros descriptores). Además, la información que permite el contacto físico o en línea de un individuo concreto es lo mismo que la información de identificación personal. Esta información puede mantenerse en papel, en formato electrónico o en otros medios. 

Cualquier documento o registro que contenga IIP debe permanecer en un archivo cerrado o en una base de datos informática encriptada. El acceso debe permanecer en función de la necesidad de saber. Normalmente, el Departamento de Recursos Humanos mantiene la información, ya que es el que tiene más formación y experiencia en la protección de la IIP. La Oficina de Salud y Seguridad puede mantener registros menos sensibles, como los registros de formación en seguridad, los registros de las inspecciones de las instalaciones/talleres/laboratorios, las investigaciones de incidentes y los informes de acciones correctivas. Las Hojas de Datos de Seguridad Química (SDS), los datos e informes de muestreo del aire y de control de la exposición, que no contengan IIP, también serán mantenidos por el Departamento de EHS. 

A continuación se presentan algunos ejemplos de registros y sus requisitos de mantenimiento:

• Mantener los registros médicos de cada empleado para la duración del empleo más 30 años a menos que una norma específica exija un periodo de conservación diferente. Entre ellos se encuentran las Hojas de Datos de Seguridad química, los registros de incidentes de exposición a patógenos sanguíneos, las evaluaciones médicas de protección respiratoria y las pruebas de ajuste, y cualquier registro de pruebas de exposición química. Algunos registros médicos, como los resultados de las pruebas audiométricas y los registros de formación en EPI, sólo deben conservarse mientras dure el empleo de la persona.
• Conserva el registro anual OSHA-300, el resumen anual de lesiones y enfermedades y los formularios de informe de incidentes (ya sea el de la OSHA o el equivalente de tu estado) para al menos cinco años.
• Mantener los registros de formación en seguridad para al menos tres añosPero es prudente conservarlos para cada persona mientras dure el empleo.
• Mantener los registros de vigilancia del ruido (vigilancia de la zona, no del personal) para al menos dos añosy
• Conservar las inspecciones del programa de bloqueo y etiquetado y los permisos de entrada a espacios confinados cancelados para un año. Sin embargo, es conveniente mantener la LOTO evaluaciones durante la duración del empleo.

El Programa de Gestión de la Seguridad debe incluir directrices escritas para la gestión de documentos y registros para cumplir con lo anterior. Para que sea eficaz, también debe diseñarse para:

• Ser localizados y accesibles por más de una persona. A menudo, una empresa se queda sin saber dónde están los registros o cómo acceder a ellos cuando un miembro vital del equipo de RRHH o EHS se jubila o deja la empresa. Digitalizar tus documentos y registros es una forma sencilla de mantenerlas seguras y accesibles.
• Ser accesible y en un formato que pueda ser transferido a una autoridad reguladora como la OSHA o la EPA en un plazo de 24 horas si se solicita durante una inspección.
• Ser lo suficientemente exhaustivo (especialmente los registros de formación) para determinar el contenido y la calidad de la formación a posteriori.
• Los registros de la investigación de incidentes también deben contener las acciones correctivas y la prueba de la finalización de cualquier acción correctiva.

No tienes un programa de seguridad si no tienes comunicación

Todos los programas de seguridad exigen componentes de comunicación y mantenimiento de registros. Sin ellos, no tienes ninguna posibilidad de éxito ni de cumplimiento.

La buena noticia es que hay muchas herramientas a tu disposición, así que con un poco de investigación e ingenio, tienes lo que necesitas para construir un programa de comunicación de seguridad que realmente hable a tu equipo.

Con esto terminamos nuestra serie Guía definitiva del sistema de gestión de la seguridad. ¿Estás preparado para poner en marcha tu programa? Deja que Safesite sea tu socio. Echa un vistazo a nuestra características siempre libreso ponte en contacto para programar una visita personal a la aplicación.