¿Conoces las obligaciones de mantenimiento de registros de la OSHA de tu empresa?
La OSHA exige a las empresas de construcción y fabricación (entre otras) que completen y actualicen periódicamente la documentación relacionada con la seguridad en el lugar de trabajo.
Quizá el más conocido sea el Registro OSHA 300que registra los detalles de las lesiones y enfermedades que se producen en tu lugar de trabajo.
En este artículo:
Aunque parezca más papeleo, estar al día y rellenar los formularios con precisión es vital. No rellenar el papeleo a tiempo y con precisión puede suponer enormes multas y perjudicar a tu programa de cumplimiento.
Los inspectores de la OSHA no son tímidos a la hora de repartirlas, y éstas son sólo las violaciones de los registros y no incluyen ninguna violaciones de la seguridad en el lugar de trabajo que encuentran. Por ejemplo, en 2018, la OSHA multó a un fabricante de turbinas eólicas de Iowa $155.000 para las infracciones que incluía un registro defectuoso.
¿Qué son los formularios de registro de lesiones y enfermedades de la OSHA?
Los requisitos de mantenimiento de registros de la OSHA incluyen tres formas: OSHA 300, OSHA 300a y OSHA 301.
La OSHA Formulario 300 es el registro oficial donde se documentan los detalles de las lesiones y enfermedades que se producen en el lugar de trabajo. Incluye tres secciones principales:
- Identificar la lesión/enfermedad (nombre, número de caso, cargo)
- Describir la lesión (fecha de la lesión, lugar donde se produjo, descripción de la lesión/enfermedad)
- Clasificar la lesión utilizando las casillas de verificación (resultado de la lesión (por ejemplo, ausencia del trabajo, hospitalización) y tipo general de lesión/enfermedad)
Cuando registres la enfermedad o lesión en el registro 300, también tienes que rellenar Formulario 301 al mismo tiempo. El formulario 301 es el Informe de Incidentes de Lesiones y Enfermedades para cada evento individual, y te da más espacio para describir la lesión o enfermedad tal y como ocurrió en el contexto.
El informe 301 es donde se cuenta la historia de lo que ocurrió, por qué y cuáles fueron los efectos para el empleado.
Al final del año, tienes que completar Formulario 300Aque es tu informe resumido del registro. Utiliza el formulario 300 para completar el formulario 300A identificando:
- Número total de muertes
- Número total de casos con días de baja laboral
- Número total de casos con transferencia o restricción de trabajo
- Número total de otros casos registrables
- Número total de días de ausencia del trabajo
- Número total de días de traslado o restricción del trabajo
- Número total de lesiones, trastornos de la piel, afecciones respiratorias, posionamientos, pérdidas de audición y otras enfermedades
Este formulario es sólo un recuento de los impactos de las lesiones y enfermedades en tu establecimiento. No incluye ninguna información personal sobre los empleados.
¿Qué cambios ha introducido la OSHA en los requisitos?
La OSHA introdujo el primer cambio importante en el mantenimiento de registros en 2002, cuando anunció los formularios 300, 300A y 301. Las actualizaciones de 2002 también incluyeron la necesidad de informar sobre las lesiones por pinchazos/agujeros, los trastornos musculoesqueléticos, la transmisión de la tuberculosis y los casos de pérdida de audición por desplazamiento del umbral estándar (STS).
El próxima gran actualización llegó en 2015, cuando la OSHA actualizó los requisitos de notificación y mantenimiento de registros.
A partir de 2015, tienes que notificar los accidentes mortales relacionados con el trabajo, las hospitalizaciones y las pérdidas de un ojo con un plazo determinado, llamando al número 1-800 de la OSHA o a la oficina de zona más cercana.
El gran cambio de la OSHA sobre el mantenimiento de registros en 2015 reflejó la lista de industrias parcialmente exentas, que describimos y enlazamos a continuación. También amplió la lista de establecimientos obligados a llevar registros, añadiendo distribuidores de materiales y suministros de construcción, tiendas de repuestos, accesorios y neumáticos para automóvilesy alquiler/arrendamiento de maquinaria y equipos comerciales e industriales a la lista, entre otros.
Aparte de las empresas de sectores de bajo riesgo, los empresarios con más de 10 empleados deben mantener los formularios 300, 300A y 301 de la OSHA, y deben colocar el formulario 300A en el lugar de trabajo antes del 1 de febrero. Muchas organizaciones con más de 20 empleados también deben presentar el formulario 300A a la OSHA antes del 2 de marzo.
En 2016, la OSHA publicó la última actualización, denominada norma "Mejora del seguimiento de las lesiones y enfermedades laborales". No cambió los requisitos básicos en torno al mantenimiento de registros. El gran cambio fue la necesidad de presentar los tres formularios a la OSHA anualmente si perteneces a un sector cubierto y tienes más de 250 empleados.
En enero de 2019, la OSHA emitió una "norma final" que eliminaba el requisito de presentar anualmente los formularios 300 y 301. Sin embargo, todos los empresarios con más de 10 empleados y que no estén en la lista de industrias exentas siguen teniendo requisitos de registro y publicación.
- Deben mantener los formularios 300, 300A y 301 anualmente.
- Deben publicar el formulario 300A en el lugar de trabajo antes del 1 de febrero, y mantenerlo publicado hasta el 30 de abril.
Además, muchas organizaciones con más de 20 empleados también deben presentar el formulario 300A a través de la aplicación de seguimiento de lesiones de la OSHA antes del 2 de marzo.
COVID-19 Requisitos de mantenimiento de registros de la OSHA
COVID-19 presenta varios retos únicos para las organizaciones que deben cumplir las normas de la OSHA. La OSHA actualiza sus requisitos para la COVID-19 con regularidad, por lo que es bueno comprobar periódicamente que tu registro OSHA 300 contiene todo lo necesario.
A partir de noviembre de 2020, la OSHA exige a las organizaciones que registren todos los casos de COVID-19 cuando un caso esté relacionado con el trabajo y cumpla los criterios de registro del 29 CFR 1904.7. Esto significa que el COVID-19 difiere de la gripe: no tienes obligación de registrar los casos de gripe, aunque se propaguen por el lugar de trabajo.
En otras palabras, no registrarás todos los casos de COVID-19 que aparezcan en tu lugar de trabajo. Pero debes investigar cada caso para ver si está relacionado con el trabajo y registrarlo en el registro OSHA 300 cuando aparezcan pruebas de que está relacionado con el trabajo. La OSHA te juzgará basándote en lo razonable de tu investigación y en las pruebas de que dispongas. Y dado que la mayoría de los casos confirmados de COVID-19 darán lugar a días de baja laboral, la gran mayoría de los casos relacionados con el trabajo deben figurar en tu registro OSHA 300.
Encuentra el Memorándum sobre las directrices de aplicación de los registros COVID-19 aquí y Página de la OSHA dedicada a COVID-19 aquí.
¿Por qué la OSHA tiene requisitos estrictos de mantenimiento de registros?
Los requisitos de mantenimiento de registros de la OSHA no están ahí para restregarte en la cara las lesiones en el lugar de trabajo ni para avergonzarte.
El objetivo de estos estrictos requisitos es hacer un seguimiento de las enfermedades y lesiones para que puedas prevenirlas en el futuro. Registrarlas te ayuda (y a la OSHA) a identificar patrones y a corregir condiciones peligrosas o de riesgo.
También te ayudarán a encontrar los puntos conflictivos antes de que otros empleados se lesionen o antes de que el inspector de la OSHA los encuentre por ti y te multe por ellos.
¿Quién tiene que cumplir los requisitos de mantenimiento de registros de la OSHA?
Casi todos los empresarios con más de diez empleados tienen que rellenar el formulario 300 de la OSHA.
La única excepción es si tu empresa entra en un sector de la lista definido por la actualización de la norma de 2015.
La actualización de 2015 enumeró ciertas industrias que la OSHA considera de "bajo riesgo", y éstas sólo están parcialmente exentas.
En 2015, algunas de estas industrias parcialmente exentas son:
- Servicios de consultoría de gestión, científica y técnica
- Servicios de contabilidad, preparación de impuestos, teneduría de libros y nóminas
- Organizaciones de la construcción, profesionales, laborales, políticas y similares
- Servicios de investigación y seguridad
- Servicios de organización y reserva de viajes
- Transporte de crudo por oleoducto
- Transporte de gas natural por tuberías
- Otros transportes por tuberías
- Tiendas de joyas, maletas y artículos de cuero
- Tiendas de ropa
- Zapaterías
- Colegios menores
- Consultorios dentales
- Consultorios médicos
- Centros de atención ambulatoria
- Servicios de atención personal
- Servicios de asistencia a la muerte
- Organizaciones religiosas
- Organizaciones de defensa social
- Organizaciones civiles y sociales
- Servicios jurídicos
- Compañías de seguros
- Ver todos los sectores parcialmente exentos
Si tu empresa está en la lista anterior o en la lista completa (enlazada más abajo), entonces no necesitas cumplir los requisitos de mantenimiento de registros de la OSHA a menos que La OSHA te pide específicamente que lo hagas por escrito. La capacidad de la OSHA para exigirte que cumplas las normas de mantenimiento de registros de todos modos es la razón por la que sólo estás exento "parcialmente".
Puedes encontrar un enlace a la lista completa de industrias parcialmente exentas (a partir del 1 de enero de 2015) en el "Apéndice no obligatorio de la Subparte B" página.
¿Dónde y cuándo publicas tus registros?
Si la OSHA te exige que rellenes los registros del formulario 300 de la OSHA, debes asegurarte de que están actualizados en todo momento. No deberías rellenarlos mensualmente, trimestralmente o, peor aún, al final del año.
También tienes que publicar un resumen de los formularios del año anterior entre febrero y abril del año siguiente. Por ejemplo, publicarás el resumen de 2021 entre febrero y abril de 2022.
Aunque sólo tienes que mantenerlos durante unos meses, debes conservar todos los registros en el lugar de trabajo durante al menos cinco años.
¿Qué es la norma final de la OSHA?
Anteriormente, la OSHA exigía a las organizaciones con 250 o más empleados que presentaran sus formularios 300 y 301 electrónicamente. Sin embargo, ya no es necesario hacerlo. En la llamada "Regla Final de la OSHA", la administración retiró el requisito de presentación electrónica.
La OSHA anuló la norma de presentación electrónica para proteger la privacidad de los trabajadores, ya que el formulario 301 contiene información personal sobre tus empleados, como su nombre, fecha de nacimiento e información sobre su atención médica.
Sin embargo, sólo desapareció el aspecto de presentación electrónica de la ley. Nada anula la necesidad de conservar, publicar y mantener los formularios 300, 301 o 300A para la inspección de la OSHA. Además, estas organizaciones sí necesitan presentar electrónicamente el formulario 300A anualmente a través de la aplicación de seguimiento de lesiones de la OSHA.
Utilizar los registros digitales para cumplir los requisitos de la OSHA
El hecho de que la OSHA ya no te obligue a utilizar la presentación electrónica de los formularios 300 y 301 no significa que debas volver al papel o a la hoja de cálculo. Además, tu mantenimiento de registros del Formulario 300 afecta a la cumplimentación y presentación de informes eficientes y precisos del Formulario 300A anualmente. Puedes utilizar un sistema digital de gestión de la seguridad, como Safesitepara registrar eventos en tiempo real y sincronizar tus datos para que todo tu equipo pueda verlos.
El mantenimiento de registros digitales es la forma preferida de garantizar que tus formularios sean correctos, estén actualizados y sean de fácil acceso. Con la solución de Safesite notificación de incidentes en tiempo real y registro digital OSHA 300puedes registrar los incidentes registrables inmediatamente. También puedes programar acciones de seguimiento del cumplimiento para asegurarte de que tomas medidas para proteger a tus empleados.
La OSHA anuló la norma electrónica obligatoria para proteger a los empleados de las empresas privadas de ser identificados mediante solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA). Sin embargo, las solicitudes de la FOIA sólo se aplican al gobierno federal: no se aplican a tu empresa. Así que no hay razón para que prescindas de los servicios digitales, siempre que asegures tus datos.
¿Qué se informa o se registra para la OSHA y cuándo?
Si una lesión es grave y requiere hospitalización en las 24 horas siguientes al incidente laboral, entonces tienes que informar directamente a la OSHA en un plazo de 24 horas después de tomar la decisión. En el caso de COVID-19, necesitas informan de las hospitalizaciones de los casos de COVID-19 relacionados con el trabajo cuando la hospitalización se produce en las 24 horas siguientes a la exposición al virus.
La OSHA necesita saber sobre cualquier muerte en el trabajo que se produzca en los 30 días siguientes al incidente en las 8 horas siguientes al fallecimiento. Cuando se trata de víctimas mortales del COVID-19, se aplican las mismas reglas: si un trabajador muere en los 30 días siguientes a la exposición al virus en el lugar de trabajo, entonces nueva orientación a partir de octubre de 2020 dice que debes informar de su muerte a la OSHA.
Más información sobre cómo informar de las lesiones graves y las muertes aquí.
Todas las lesiones o enfermedades registrables deben figurar en el registro del formulario 300, incluidas las notificadas directamente a la OSHA.
¿Cómo saber si un caso es registrable?
No todas las lesiones o enfermedades tienen que figurar en el registro OSHA 300.
En general, sólo tienes que registrar una lesión o enfermedad si implica:
- Fatalidad
- Pérdida de audición en el trabajo
- Pérdida de conocimiento
- Días de baja laboral
- Trabajo restringido, transferencia
- Tratamiento médico
En otras palabras, si una lesión requiere que un empleado recibir tratamiento médico más allá de los primeros auxilios o pasar al servicio restringido y/o modificadoEntonces va al registro 300 de la OSHA.
No es necesario que registres los casos que sólo requieren primeros auxilios (o que no incluyen elementos de la lista anterior).
¿Qué cuenta como primeros auxilios? OSHA define los primeros auxilios como "la atención médica que suele administrarse inmediatamente después de producirse la lesión y en el lugar donde se ha producido. Suele consistir en un tratamiento único y de corta duración y requiere poca tecnología o formación para su administración."
Las heridas leves, como cortes, rasguños, arañazos y quemaduras leves, suelen formar parte de los primeros auxilios, aunque necesites una venda o un desinfectante. He aquí un ejemplo: Si un empleado se corta el pulgar y necesita tratamiento en el trabajo, no es denunciable. Si se corta el pulgar y necesita puntos de sutura en urgencias, se incluye en el registro.
Las lesiones y enfermedades registradas también tienen que estar relacionadas con el trabajo. La definición de la OSHA de "relación laboral" es muy amplio.
Norma número 1904.5 La definición de "relación con el trabajo" dice: "Debes considerar que una lesión o enfermedad está relacionada con el trabajo si un acontecimiento o exposición en el entorno laboral causado o contribuido a la condición resultante o agravó significativamente una lesión o enfermedad preexistente".
Entender lo que cuenta y lo que no cuenta como relacionado con el trabajo es importante porque significa que si tu empleado tiene una lesión preexistente, y uno de tus procesos no la respeta, entonces podría seguir figurando en tu registro si es una "lesión registrable". Por ejemplo, si contrataste a un empleado que ya tenía una hernia, y tus condiciones de trabajo la agravaron, entonces tienes que registrar la hernia aunque no se haya originado en tu lugar de trabajo.
Hay algunas excepciones que figuran en 1904.5(b). No es necesario que registres la lesión en estas circunstancias:
- Si el empleado estaba en el trabajo como miembro del público y no estaba en el reloj en el momento de la lesión
- Si la lesión o la enfermedad implica síntomas que aparecen en el trabajo pero son el resultado de algo totalmente no relacionado con el trabajo
- Si la lesión se produjo gracias a la participación voluntaria del empleado en un programa de bienestar (como un examen de aptitud física, una actividad recreativa o una vacuna contra la gripe)
- Si la enfermedad se debe a que el empleado ha comido o bebido algo que ha traído o pedido
- Si la lesión se produce cuando el trabajador está realizando tareas personales en horario de trabajo (en el establecimiento
- Si la lesión es autoinfligida (intencionadamente)
- Si la enfermedad es el resfriado común o la gripe
- Si se trata de una enfermedad mental (a menos que un profesional sanitario autorizado considere lo contrario, por ejemplo, un TEPT derivado del trabajo)
- Si la lesión se produce en la vía de acceso o en el aparcamiento durante el trayecto del trabajador
¿Cuáles son los errores más comunes en el mantenimiento de registros de la OSHA?
Los formularios de mantenimiento de registros de la OSHA son bastante sencillos, pero algunas empresas siguen cometiendo errores en un intento de asegurarse de que sus formularios están completos o porque han recibido información errónea.
Uno de los errores más comunes es registrar cada incidente en un intento de evitar una multa. No necesitas registrar cada tos, estornudo o corte, ni deberías hacerlo. Añadir demasiadas lesiones no registrables al registro puede elevar tu índice de incidencia, lo que puede dar lugar a más inspecciones de la OSHA e incluso hacer que aumenten las tarifas de tu seguro. Incluso puedes tener dificultades para conseguir contratos si parece que tienes un mal historial de seguridad.
Si te preocupa registrar un incidente y decides no hacerlo, puedes documentar tu decisión de buena fe por si surge más adelante.
Un segundo error común es dejar fuera del registro las lesiones de los trabajadores temporales. Las empresas de construcción y fabricación recurren a trabajadores temporales que expresamente no son empleados a tiempo completo. La OSHA dice que si trabajan para ti -en cualquier capacidad, incluida la "supervisión diaria"-, entonces una lesión registrable tiene que figurar en tu registro 300.
En tercer lugar, necesitas mantener registros para todos tus establecimientos individuales. Eso significa que si tienes tres sitios funcionando a la vez, necesitas tres registros, uno dedicado a cada sitio.
¿Cuáles son las sanciones por no mantener un registro OSHA 300?
Las infracciones de la OSHA volvieron a aumentar en enero de 2022.
Las infracciones de los registros pueden costar hasta $14.502. Sí, eso significa que no publicar el formulario 300A (informe de tu registro) en tu establecimiento puede costarte $14.502 si, durante una inspección de la OSHA, se descubre que infringes los requisitos.
¿Estás cumpliendo tus obligaciones de mantenimiento de registros de la OSHA?
Tus obligaciones de mantenimiento de registros de la OSHA no sólo hacen que tu empresa cumpla la normativa federal, sino que también mantienen a tus empleados a salvo de lesiones y enfermedades evitables.
Los formularios OSHA 300, 300a y 301 proporcionan una lista completa de las lesiones y enfermedades registrables que se producen en tu centro de trabajo cubierto. Si no estás en la lista de industrias parcialmente exentas, es esencial rellenar estos formularios a tiempo. Y no debes olvidar informar de las hospitalizaciones y las muertes directamente a la OSHA.
Mantener un registro digital de la OSHA
El mantenimiento de registros digitales ayuda a limitar el papeleo, al tiempo que garantiza el cumplimiento de todas tus obligaciones de mantenimiento de registros.
Safesite es un sólido sistema de gestión de la seguridad que facilita el cumplimiento de tus obligaciones de registro. Sincroniza tus lesiones registrables con tu Registro OSHA 300. Descárgalo, imprímelo y utilízalo para preparar el formulario 300A para presentarlo del 1 de febrero al 30 de abril de cada año.
