Los informes de seguridad son una parte importante de tu trabajo. Proporcionan una visión general de lo que ocurre en tu departamento, de tu impacto en la organización, y te ayudan a reforzar tu programa de seguridad. Tus informes son tan únicos como tu empresa: dependen en gran medida del sector, la organización y el programa que hayas diseñado. Sin embargo, hay nuevas oportunidades en los informes de seguridad a disposición de cualquier programa de seguridad que invierta en compromiso y tecnología.
¿Eres nuevo en la elaboración de informes de seguridad o quieres renovar tu programa actual? Utiliza esta guía para crear informes procesables basados en KPI significativos derivados directamente de tus tareas diarias de seguridad.
¿Qué es el informe de seguridad?
Los informes de seguridad son un método basado en pruebas para evaluar los puntos fuertes y débiles de tu programa de seguridad. Los equipos de seguridad utilizan los informes de seguridad para asegurarse de que captan toda la información posible sobre los sucesos relacionados con la seguridad y la recopilan en un formato legible que informe a las principales partes interesadas.
Los informes van mucho más allá de la notificación de incidentes y lesiones. Con una fuerte programa de informes de seguridad, puedes identificar, recoger, cotejar y analizar toda la información básica relacionada con la seguridad. El uso de más datos te permitirá realizar cambios proactivos y aplicar cambios específicos donde más los necesites. Sin embargo, para crear informes valiosos que generen perspectivas y evaluaciones procesables, tienes que elegir los KPI de seguridad adecuados.
Los indicadores clave de rendimiento de la seguridad (también conocidos como KPI) son mediciones de las diferentes partes y procesos de tu programa de seguridad.
Ya conoces y haces un seguimiento de al menos algunos KPI porque la OSHA y las compañías de seguros de accidentes de trabajo te lo exigen. Sin embargo, podrías estar perdiéndote algo: muchas organizaciones no hacen un seguimiento más allá de los datos de la OSHA, como la tasa de pérdidas de tiempo y de incidencias. Los KPI no sólo miden los incidentes y lesiones en el lugar de trabajo. Utilizados correctamente, tus KPI pueden ayudarte a prevenirlos.
¿Por qué desarrollar KPI de seguridad?
Ya tienes muchos datos: inspecciones, observaciones, formación y datos de incidentes. ¿Por qué necesitas KPIs? Como su nombre indica, los KPI indican tu proceso y práctica rendimiento. Son una medida de lo bien que tus controles y barreras evitan los incidentes y de la eficacia de tus medidas de mitigación para evitar la escalada de incidentes o lesiones. Los KPI son una forma estupenda de centrar tu atención en las áreas prioritarias de mejora. Sin embargo, también tienes que saber cuándo debes refrenar el uso de los KPI.
Recuerda: tu papel como profesional de la seguridad es gestionar el proceso, no el KPI en sí. Por tanto, no te obsesiones tanto con un KPI que pierdas la perspectiva general.
5 cosas que necesitas para empezar a beneficiarte de los KPI de seguridad
Así que estás preparado para empezar a tomar las riendas de tus procesos y procedimientos mediante la medición del rendimiento procesable. Antes de elegir tus KPI, necesitas una base sólida que te ayude no sólo a asegurar el tiempo y los recursos necesarios para la medición de los KPI, sino también a recopilar los datos que los sustentan. Estarás preparado para un programa de seguridad centrado en los KPI cuando tengas todo lo siguiente:
- Apoyo al liderazgo
- Programa de recogida de datos
- Proceso de aplicación de los controles
- Participación laboral general
- Propiedad individual y de supervisión
Apoyo de la dirección ejecutiva/de alto nivel
Como con cualquier cambio en tu programa de seguridad, necesitas el apoyo de los altos cargos y de la dirección ejecutiva. Su visto bueno te da la aceptación y los recursos necesarios para crear un programa de medición de la seguridad más completo. Y su aceptación significa que tienes un público dispuesto a compartir los nuevos conocimientos.
Sin embargo, dada la naturaleza de los KPI y los recursos necesarios para iniciar y mantener un programa, necesitas algo más que la luz verde. Para recoger, mantener y dar sentido a los datos, necesitarás un medio de gestión de datos, normalmente en forma de software de gestión de la seguridad. Y no se puede implantar este tipo de tecnología sin la participación de todos los niveles, desde la alta dirección hasta los trabajadores.
Plan de recogida de datos
La herramienta técnica más importante que necesitas para realizar mejores informes de seguridad es un sólido plan de recogida de datos. Probablemente ya tengas algún tipo de programa de recogida de datos: para muchas organizaciones, se trata de un sistema basado en papel o en hojas de cálculo adaptado a tus necesidades. Sin embargo, necesitas ir más allá de un sistema de almacenamiento de datos para que tus datos funcionen. A el plan de recogida de datos indica:
- Qué tipos de datos necesitas recopilar (ver Elegir los KPIs más abajo)
- La cantidad de datos que quieres recoger
- Cuando quieras recoger los datos
- Dónde tienes que recoger los datos
Cuando estableces estos parámetros, estandarizas el proceso de recogida. Si lo haces, generarás datos más precisos, que luego se convertirán en conocimientos lo más parecidos posible a los hechos del mundo real. Recuerda que debes mantener tus mediciones realistas. No pasarás de capturar estrictamente TRIR a un plan de recogida de 50 puntos de datos en seis meses. Construye algo alcanzable, y fija una fecha para perfeccionar y reevaluar tu plan a medida que avances.
Proceso de aplicación de los controles inmediatos
Otra parte clave de la creación de sistemas de información requiere que te olvides por un momento de los informes y los datos. Necesitas tener un proceso para solucionar problemas inmediatos o cosas que puedas detectar ahora. Es importante no quedar tan atrapado en la recogida de datos y la elaboración de informes que pierdas la oportunidad de solucionar un problema o prevenir un incidente antes de que salga el informe.
Por lo tanto, al establecer tu programa de recopilación de datos, asegúrate de tener un proceso sólido para implementar controles inmediatos, tal como lo harías al ejecutar un análisis de la causa raíz.
Implicación laboral general
Lo cuarto que necesitas es la participación del personal de base (desde el personal general hasta el jefe de planta) en la evaluación de los datos y la corrección de los problemas. La recopilación de datos requiere la aportación de todos, aunque sólo tengas a los capataces introduciendo las cifras en el sistema de recopilación de datos. Necesitas que todo el mundo in situ lo entienda:
- Qué datos necesitas recoger
- Con qué frecuencia quieres recogerlo
- Cuál es su papel en la recogida de datos
- Por qué la recogida de datos beneficia a su seguridad y a la empresa en general
La participación de los trabajadores hace que sea mucho más fácil obtener datos precisos con mayor rapidez, e incluso te darán ideas sobre el contexto que hay detrás de los datos o incluso sobre qué KPIs podrían ser más beneficiosos. Recuerda: Procura que la dirección y los mandos intermedios se impliquen. Los capataces, los jefes de línea y los supervisores de turno deben saber lo que esperas de ellos, que se cumplan sus propias expectativas y que sepan que tienen los recursos que necesitan para hacer el trabajo. Si tienes un capataz que se siente seguro en su papel, su equipo estará mucho más dispuesto a participar también.
Propiedad individual y de supervisión
La adhesión es importante porque hará que tu programa de informes de seguridad d sea viable. Sin embargo, para liberar su verdadero potencial, necesitas la apropiación. ¿Cuál es la diferencia entre aceptación y propiedad? La aceptación te da acceso. Elimina la primera barrera para la recogida de datos.
Apropiación significa que el equipo participa en el programa porque comparte la visión, la idea y el plan. Su decisión de participar no se debe a que esté en el PNT: la apropiación significa tomar la decisión de participar en los informes de seguridad a pesar de todo. Lograr la apropiación común de tu programa será más difícil que conseguir la adhesión. Pero el trabajo que hagas construirá una comunidad con una cuota de inversión igual en su propia seguridad de arriba a abajo.
Consejo: Empieza a ser dueño de la seguridad con este artículo introductorio en Liderazgo conversacional.
Guía de indicadores clave de rendimiento (KPI)
No hay escasez de KPIs a disposición de los profesionales de la seguridad, y tu lista de KPIs elegidos no tiene por qué ser una versión estereotipada de otro programa. Lo mejor de los KPI, y de los sistemas modernos que se utilizan para su seguimiento, es su versatilidad y la consiguiente posibilidad de personalización. Puedes y debes elegir los KPI que estén directamente relacionados con la estructura, los puntos fuertes y los puntos débiles de tu programa de seguridad. Cada programa tendrá una mezcla de KPI de los dos grupos principales:
- Indicadores de retraso
- Indicadores adelantados
Ambos grupos de KPI tienen mérito, y es muy probable que ya estés familiarizado con algunas de las mediciones de cada grupo. Pero el gran foco de atención de tu programa de informes de seguridad debería recaer en los indicadores principales.
Indicadores de retraso
Los indicadores rezagados son mediciones de las pérdidas que ya se han producido. Mucha gente está más familiarizada con los indicadores rezagados, que pueden incluir tu índice total de incidentes registrables (TRIR) y el índice de incidentes con pérdida de tiempo (LTIR).
Utilizamos indicadores retardados para mostrar las tendencias a lo largo del tiempo e ilustrar los accidentes y sus costes. Aunque puedes utilizar los indicadores de retraso para realizar cambios en el programa, sólo capturan los eventos que se produjeron. Pasan por alto la increíble cantidad de datos que rodean a los acontecimientos que evitaste y cómo los evitaste. Como resultado, los cambios en el programa pueden tener un efecto apagado, sobre todo si las circunstancias cambian.
Algunos ejemplos de indicadores retrasados son:
- Tasa total de incidentes registrables (TRIR)
- Días de ausencia o traslado (DART)
- Tasa de incidentes con pérdida de tiempo (LTIR)
Indicadores principales
Indicadores adelantados son puntos de datos y mediciones que ofrecen datos en el aquí y ahora. En lugar de medir las pérdidas pasadas, engloban muchos otros indicadores del éxito de tu programa de seguridad. Lo más importante es que los indicadores principales ofrecen la oportunidad de predecir.
Al ofrecer una visión más holística que puedes ejecutar de forma tan ajustada como al minuto o a la hora, puedes ver los agujeros y los errores y trabajar para rectificarlos ese mes, esa semana o incluso el mismo día con los KPI y las herramientas adecuadas. Y lo que es mejor, puedes ver lo que funciona y repetir o mejorar tu éxito basándote en esas ideas. Por ejemplo, si en las inspecciones observas muchos problemas de procesos o equipos operativos, pero ves que se están arreglando correctamente y a tiempo, puedes esperar mejor no tener pérdidas asociadas a esos procesos o equipos.
Algunos ejemplos de indicadores adelantados son:
- Observaciones de seguridad (incluyendo comportamientos seguros e inseguros)
- Acciones de mantenimiento preventivo
- Tiempo para resolver los peligros abiertos
- Participación en la formación
- Esfuerzos de compromiso de la dirección
- Compromiso de los empleados
KPIs clave para cada programa de seguridad
No hay ningún paquete de informes de seguridad que funcione tan bien como elegir tus propios indicadores. Y los indicadores que elijas ahora cambiarán inevitablemente. Ajustarás tus mediciones en función de los nuevos sistemas, los cambios organizativos y la madurez de tu programa de seguridad.
Dicho esto, hay indicadores principales que la gran mayoría de los programas de seguridad deberían seguir y continuar siguiendo a lo largo del tiempo. Si eres nuevo en este tipo de informes de seguridad, puedes empezar aquí.
KPIs de formación
Los beneficios de la formación son relativamente obvios: no sabes lo que tu equipo no sabe. Así que siempre te conviene compartir los conocimientos sobre seguridad. Pero también hay pruebas científicas por el valor de la formación, y hay una fuerte correlación positiva entre los programas de formación exitosos y la prevención de lesiones laborales.
Dado que toda empresa debe impartir algún tipo de formación, es un buen punto de partida para los informes de seguridad. Los registros de formación pueden servir de combustible para los KPI relacionados. Los registros deben mostrar si los empleados están recibiendo formación o simplemente se les pone en el campo y se espera que aprendan sobre la marcha. Las lagunas en los programas de formación pueden aumentar la probabilidad de que se produzca un accidente, ya que los empleados pueden no saber todavía lo que tienen que hacer para estar seguros en el trabajo o la tarea concreta que están realizando.
Algunos KPI que puedes utilizar son
- Tipo de entrenamiento y frecuencia
- Formación impartida según el plan
- Tiempo de competencia
- Transferencia de formación
- Tasa de competencia del rol de trabajo
- Finalización de la formación
- Evaluación online de aprobados/reprobados
Observaciones de seguridad
En última instancia, por muy buena que sea la formación, no se sabe si alguien puede hacer la tarea (al menos en el caso de las tareas prácticas) hasta que se le observa haciéndola correctamente. El comportamiento incorrecto no puede corregirse si no se busca.
Debe haber observaciones continuas sobre el cumplimiento de las políticas, los programas y los procedimientos que la formación apoya. Recuerda: los empleados mejor formados sólo son seguros si realmente hacen lo que se les exige de forma regular.
Algunos KPI de observación de la seguridad son
- Frecuencia de las observaciones de seguridad
- Tipo de observaciones de seguridad
- Relación entre observaciones positivas y negativas
Consejo: ¿Utilizas KPI de observación de la seguridad? Utiliza nuestro guía de buenas prácticas de observación de la seguridad para aprovechar al máximo tus datos.
Casi-desaparecidos
Los cuasi accidentes son una oportunidad para el aprendizaje organizativo y para reforzar los programas de seguridad. Deben investigarse como un informe de pérdida real. Al fin y al cabo, el hecho de que alguien no resultara herido o no hubiera daños materiales no significa que no tuviera coste alguno.
Por ejemplo, si se derrama un producto, alguien debe limpiarlo, con lo que se desvía mano de obra de las tareas productivas a las no productivas. Si un equipo se atasca en el suelo, tienes que gastar dinero para liberar el equipo, lo que supone alguna pérdida. También debes dedicar tiempo a la investigación en lugar de dedicarlo a alguna otra tarea directamente productiva (en términos de rentabilidad y/o operaciones).
Las investigaciones de cuasi-accidentes que dan lugar a acciones correctivas y preventivas procesables y eficaces son "productivas", pero no hacen ganar dinero a la empresa por sí solas.
Los cuasi accidentes son muy útiles. Sin embargo, debes recordar siempre que un cuasi accidente es esencialmente un accidente sin pérdidas directas (lesiones o bienes). Aun así, se produjo una desviación de la norma, así que utiliza los datos que te proporcionan para averiguar qué ocurrió y por qué.
Inspecciones y auditorías
Las inspecciones y auditorías son herramientas de cumplimiento, pero proporcionan una visión única de tu programa de seguridad. Puedes empezar por hacer un seguimiento del contenido y la frecuencia de tus inspecciones y auditorías, y luego establecer objetivos para aumentar o gestionar tanto el contenido como los plazos. También puedes hacer un seguimiento de otros KPI como:
- Plazos de investigación cerrados
- Inspecciones o visita de seguridad contra el plan
- Averías del equipo
Tus datos te permitirán realizar consultas constructivas para la resolución de problemas, como por ejemplo
- Si tu programa de mantenimiento funciona
- Si tu equipo recibe suficiente formación
- Con qué frecuencia hay que actualizar los procedimientos y programas
Acciones correctivas y preventivas
Tu equipo detecta un peligro en el campo. ¿Qué ocurre a continuación? Los peligros y las acciones correctivas/preventivas son una mina de oro para la elaboración de informes de seguridad, porque te dicen qué ocurre sobre el terreno y cuándo.
Deberías hacer un seguimiento de los KPI como:
- # de peligros planteados por día o semana
- Tiempo desde que se registra el peligro hasta que se aplica la acción correctiva
- Número medio de peligros no resueltos por semana
Los peligros no resueltos o las acciones correctivas lentas son accidentes a punto de ocurrir. Cuando veas cómo se desarrolla el proceso, podrás actualizar los procedimientos para mejorar esas áreas.
Haz que tus informes de seguridad sean perspicaces y procesables
Los informes de seguridad son una parte fundamental de cualquier programa de seguridad. Tradicionalmente, los informes se limitan a los incidentes y las lesiones, pero con la ayuda de los KPI, la recopilación de datos y la tecnología adecuados, tus informes pueden ir mucho más allá. Tienes la oportunidad de crear un sistema de informes de seguridad que no sólo sea único para tu organización, sino también
- compromete a los trabajadores
- identifica los puntos fuertes del programa
- apuntala los puntos débiles de la seguridad
- predice futuros incidentes
¿Estás preparado para generar informes tan reveladores como procesables? Haz un seguimiento de los indicadores principales, comprueba los KPI y haz tus informes antes con Safesite. Ponte en contacto para programar la demostración de tu equipo.
