Quién
OK Tire, una cadena de tiendas de neumáticos propiedad de los empleados 100% con 13 locales en Dakota del Norte
Qué
Digitalizar los sistemas de seguridad y cumplimiento de la normativa para las 13 sedes
Por qué
Construir un sistema de seguridad proactivo con características de responsabilidad incorporadas
Cómo
Utiliza las inspecciones, las charlas de la caja de herramientas y las características del equipo para simplificar los requisitos de cumplimiento de la OSHA, el DOT y la EPA
OK Tire Stores es una cadena de tiendas de neumáticos propiedad de 100% que ofrece productos y servicios relacionados con los neumáticos en todo el estado de Dakota del Norte. Fundada en 1960, OK Tires cuenta con 13 establecimientos en todo el estado y es conocida por su excepcional servicio al cliente.
El crecimiento a 13 ubicaciones y el mantenimiento de su compromiso con la excelencia requerían un cambio operativo. En febrero de 2021, OK Tire acudió a Safesite para digitalizar sus sistemas de seguridad y cumplimiento de la normativa y dirigir una operación de cambio de neumáticos ágil y eficaz.
Safesite ha hecho algo más que digitalizar el programa de cumplimiento de OK Tire.
Según Adam Mueller, director de operaciones, ha cambiado la forma de operar de OK Tire, permitiendo a Mueller tomar grandes decisiones basadas en datos y planes futuros.
Impulsar el cumplimiento del papel (literalmente)
Antes de utilizar Safesite, OK Tire llevaba a cabo sus operaciones de seguridad y cumplimiento en papel y utilizaba un sistema de cadena de custodia que implicaba llevar físicamente las inspecciones en papel desde sus 13 sedes a una ubicación en la calle principal de Fargo.
El proceso de cumplimiento era, en el mejor de los casos, reactivo. Y lo que es más importante, carecía de responsabilidad, dejaba a OK Tire vulnerable a los problemas legales y dejaba sobre la mesa enormes cantidades de datos disponibles y procesables.
"Tomemos como ejemplo las inspecciones de las carretillas elevadoras", dijo Mueller. "Cada día, un empleado viene y hace una inspección en papel en un portapapeles. Y luego la inspección se quedaba en el portapapeles durante un mes porque no nos la entregaban".
"Podía tardar un mes en saber que algo iba mal en la carretilla".
Cuando multiplicas ese problema por más de una docena de lugares, no es difícil ver cómo los problemas crecen con la escala.
Cuando Mueller asumió la responsabilidad del programa de seguridad, OK Tire se encontraba en medio de una importante transición. Con 13 tiendas y cientos de documentos de cumplimiento exigidos cada semana, RRHH ya no podía encargarse del programa de seguridad en solitario, así que se lo pasó a Mueller en operaciones.
Al examinar detenidamente el programa de cumplimiento de OK Tire, Mueller supo que algo tenía que cambiar.
"En el momento en que empecé a ver la carga de trabajo creada sólo por los requisitos de cumplimiento, me di cuenta de que no podía pasar sin contratar a alguien".
La diferencia, dijo Mueller, estaba entre "encontrar una solución de software o gastar $65k al año contratando a alguien sólo para gestionar el programa".
E incluso entonces, una nueva contratación no resolvería los puntos de dolor que conllevaba el crecimiento de OK Tire. OK Tire necesitaba una solución estratégica de digitalización y una potente analítica para avanzar. Y Mueller encontró todo eso y más en Safesite.
Impulsar el cumplimiento del papel (literalmente)
Antes de utilizar Safesite, OK Tire llevaba a cabo sus operaciones de seguridad y cumplimiento en papel y utilizaba un sistema de cadena de custodia que implicaba llevar físicamente las inspecciones en papel desde sus 13 sedes a una ubicación en la calle principal de Fargo.
El proceso de cumplimiento era, en el mejor de los casos, reactivo. Y lo que es más importante, carecía de responsabilidad, dejaba a OK Tire vulnerable a los problemas legales y dejaba sobre la mesa enormes cantidades de datos disponibles y procesables.
"Tomemos como ejemplo las inspecciones de las carretillas elevadoras", dijo Mueller. "Cada día, un empleado viene y hace una inspección en papel en un portapapeles. Y luego la inspección se quedaba en el portapapeles durante un mes porque no nos la entregaban".
"Podía tardar un mes en saber que algo iba mal en la carretilla".
Cuando multiplicas ese problema por más de una docena de lugares, no es difícil ver cómo los problemas crecen con la escala.
Cuando Mueller asumió la responsabilidad del programa de seguridad, OK Tire se encontraba en medio de una importante transición. Con 13 tiendas y cientos de documentos de cumplimiento exigidos cada semana, RRHH ya no podía encargarse del programa de seguridad en solitario, así que se lo pasó a Mueller en operaciones.
Al examinar detenidamente el programa de cumplimiento de OK Tire, Mueller supo que algo tenía que cambiar.
"En el momento en que empecé a ver la carga de trabajo creada sólo por los requisitos de cumplimiento, me di cuenta de que no podía pasar sin contratar a alguien".
La diferencia, dijo Mueller, estaba entre "encontrar una solución de software o gastar $65k al año contratando a alguien sólo para gestionar el programa".
E incluso entonces, una nueva contratación no resolvería los puntos de dolor que conllevaba el crecimiento de OK Tire. OK Tire necesitaba una solución estratégica de digitalización y una potente analítica para avanzar. Y Mueller encontró todo eso y más en Safesite.
Incorporar la responsabilidad en el programa de seguridad
OK Tire siempre ha tenido requisitos de cumplimiento de la OSHA, el DOT y la EPA. La carga de esos requisitos crecía a medida que la empresa crecía. Sin embargo, el sistema anterior no permitía una gran responsabilidad, especialmente en tiempo real.
Para OK Tire, un simple sello de fecha creó cambios al estilo del dominó para la organización. En lugar de esperar a que llegue un informe de hace un mes por vehículo, Mueller ve ahora que las inspecciones, las listas de comprobación y las charlas sobre la caja de herramientas aparecen en su panel de gestión de la seguridad en tiempo real, con un sello de fecha.
En palabras de Mueller, "no tengo que esperar a descubrir que alguien no ha hecho su trabajo durante un mes".
El tema de la responsabilidad no sólo simplificó la parte de cumplimiento del trabajo de Mueller. También simplifica el proceso del seguro de accidentes laborales.
OK Tire opera en Dakota del Norte, donde el estado gestiona los programas de indemnización y seguridad de los trabajadores. Las empresas con sede en Dakota del Norte tienen que someterse a auditorías de seguridad adicionales para el estado. Y Safesite transformó la experiencia.
"Durante la auditoría, te piden las notas de las reuniones y las hojas de firmas de tus reuniones de seguridad. Cuando le mostré que podíamos sacar cualquier cosa en cualquier momento, se quedó realmente impresionada. Incluso pude sacarlo en la pantalla delante de ella y mostrarle cómo hacemos las inspecciones y cómo hacemos el seguimiento de las certificaciones de seguridad", dijo Mueller.
"No hay seguro para las multas del DOT"
"Lo más importante para mí es que somos mucho más proactivos con Safesite de lo que solíamos ser", dijo Mueller. "Cuando algo va mal en un sitio, podemos verlo y asegurarnos de no cometer los mismos errores. Hay una gran mejora en el seguimiento de lo que hay que hacer".
Aunque OK Tire es todavía un nuevo usuario de Safesite, Mueller sospecha que ya ha ahorrado una cantidad significativa de dinero. Al fin y al cabo, OK Tire tiene una cobertura de indemnización laboral del estado y de responsabilidad civil general y de automóvil de sus proveedores de seguros. Pero no tiene un seguro que le proteja de las multas del DOT o de la OSHA.
Así que, además del ahorro de costes que supone la posible contratación de un nuevo empleado ($65.000) sólo para gestionar el cumplimiento de la normativa, Mueller confía en que también han evitado ya algunas sanciones del DOT. Algo tan sencillo como una grieta en el parabrisas de un vehículo se registraba antes y se olvidaba, lo que provocaba un gran golpe del DOT más adelante.
Con Safesite, el responsable de la tienda o del almacén señala una astilla o una grieta, y Mueller ve el peligro unos minutos después y puede arreglarlo.
¿Qué viene ahora? Mueller tiene grandes planes para integrar Safesite más profundamente en el negocio e incluso crear un programa de incentivos de seguridad basado en datos para todos los empleados. Lo que sí sabe es esto:
¿"Safesite"? Es una de las decisiones más inteligentes que hemos tomado".
