Herramienta de análisis de carencias: La Guía de Mejora de la Seguridad Proactiva (Lista de comprobación + Plantilla)

Si no evalúas regularmente tu programa de seguridad, sólo podrás adivinar su eficacia. ¿Y adivinar? Las conjeturas no facilitan la prevención de lesiones, ni la presentación de los progresos a los dirigentes de la empresa, ni la petición de dinero para mejorar estratégicamente la seguridad.

El uso de KPI basados en indicadores principales es una parte importante del proceso de evaluación. Pero, ¿qué hacer si tienes dificultades para cumplir tus KPI y no sabes por qué? Puedes utilizar una herramienta de análisis de carencias.

El análisis de brechas requiere que te hagas algunas preguntas muy importantes: ¿Dónde estás realmente? ¿Adónde quieres ir? ¿Cómo llegas allí?

Todo programa de seguridad puede beneficiarse de una evaluación periódica de análisis de carencias. Sigue leyendo para saber más sobre las ventajas de una herramienta de análisis de carencias del programa de seguridad y para obtener una guía paso a paso para realizar un análisis de carencias de tu programa. 

¿Preparado para correr? Descarga el Safesite gratuito lista de comprobación del análisis de las deficiencias y plantilla para el análisis de las deficiencias. 

¿Qué es el análisis de carencias en materia de salud y seguridad?

Un análisis de las deficiencias de seguridad es una forma de auditoría de seguridad que mide tus procedimientos de seguridad actuales frente a tus requisitos de seguridad. En otras palabras, analiza sistemáticamente tu programa de seguridad para:

• Busca lagunas en la cobertura de tu programa de seguridad
• Identifica los puntos fuertes de tu programa
• Encuentra oportunidades de mejora
• Determina si tu programa será efectivo el próximo mes, el próximo trimestre o el próximo año

Un análisis de deficiencias ofrece algo más que una imagen clara de tu programa de seguridad. También indica lo que tienes que hacer a continuación para cumplir tus requisitos. A continuación, puedes utilizarlos para crear una campaña de mejora de la seguridad orientada paso a paso.

¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de análisis de brechas para la seguridad?

Las herramientas de análisis de carencias se utilizan en todas las organizaciones para identificar y subsanar carencias o puntos débiles. Pero, ¿por qué utilizar una herramienta tan amplia para tu programa de seguridad?

En general, realizar un análisis de deficiencias en tu programa de seguridad forma parte de un enfoque proactivo de la seguridad. Estás identificando los puntos débiles desconocidos ahora para que esos puntos débiles no se traduzcan en pérdidas más adelante.

Más allá del beneficio general, las herramientas de análisis de las deficiencias revelan su valor en un sinfín de formas que salvarán vidas, reducirán costes y harán felices a todos, desde los trabajadores hasta los directivos.

Un análisis de las deficiencias de tu programa de seguridad puede:

• Garantizar el cumplimiento: Muy a menudo, los puntos débiles del programa de seguridad pueden provocar infracciones y citaciones de la OSHA, además de pérdidas. Ejecutar una herramienta de análisis de deficiencias puede ayudarte a detectar las áreas de alto riesgo, de modo que puedas utilizar indicadores de referencia para seguirlas y mejorarlas.
• Determinar la idoneidad: ¿En qué medida funcionan los componentes actuales de tu programa de seguridad? ¿Necesitas nuevas herramientas? ¿Podrías cambiar tus herramientas actuales para apoyar mejor la seguridad? Un análisis de carencias puede indicar la idoneidad de una solución o herramienta de seguridad, lo que permite mejorarla de inmediato.
• Ayudar a cumplir los KPI y los objetivos: Todo programa de seguridad pretende alcanzar o superar los objetivos establecidos. Sin embargo, puede haber lagunas ocultas que te frenen mes a mes. Un análisis de carencias identificará esos puntos débiles y las partes que faltan, para que puedas cumplir mejor tus objetivos.
• Liberar recursos nuevos y existentes: Un análisis de carencias es una gran herramienta para detectar ineficiencias y reformarlas. Al final, sueles ser capaz de liberar recursos de algún tipo, ya sea tiempo, dinero o herramientas.

En toda la organización, un análisis de las deficiencias de seguridad puede:

• Mejorar la seguridad de la empresa y del centro
• Envía la productividad al cielo
• Contribuye a una cultura de seguridad de clase mundial
• Aumentar la moral y la confianza en el trabajo

¿Cuándo es el momento de hacer un análisis de las deficiencias de seguridad?

Un análisis de las deficiencias de seguridad es un tipo de auditoría, lo que significa que no las realizarás a diario, semanalmente o mensualmente. En lugar de ello, utilizarás un análisis de deficiencias como herramienta de resolución de problemas.

Hay tres momentos en los que verás el mayor beneficio de ejecutar una herramienta de análisis de carencias:

• Cuando luchas por cumplir sistemáticamente los objetivos de rendimiento en materia de seguridad
• Si los requisitos federales o estatales de cumplimiento de la OSHA cambian de forma significativa
• En caso de un incidente grave, como una lesión o muerte notificable (o incluso en un cuasi accidente muy angustioso)

No siempre necesitas un análisis de las deficiencias de seguridad para saber cuál es el problema. Si tu causa raíz es fácilmente identificable, un análisis de deficiencias podría beneficiarte, pero puede que no sea lo que necesitas, sobre todo a corto plazo.

Consejo: Un análisis de deficiencias puede llevar días, semanas o meses, dependiendo del alcance de tu programa de seguridad y del tamaño de tu organización. Sea cual sea el tiempo que te lleve, necesitas múltiples voces en la sala, incluyendo a los principales interesados, los trabajadores y la dirección. 

Si no estás seguro de si un análisis de carencias es una buena idea en este momento, pregúntate "¿Vale la pena el valioso tiempo de todos los implicados en este asunto?" Si la respuesta es afirmativa, entonces realiza ese análisis de carencias.

Cómo hacer una evaluación de análisis de carencias

Entonces, ¿cómo se empieza con el análisis de carencias? Para obtener el máximo éxito, lo harás en dos fases.

Metodología de análisis de brechas de configuración

En primer lugar, establecerás tu metodología de análisis de carencias. En resumen, esto significa decidir:

• ¿En qué área te vas a centrar?
• ¿Qué información necesitas?
• Quién obtendrá esa información
• ¿Dónde encontrarán la información?
• ¿Cómo van a manejar la información?
• ¿Quién lo evaluará y analizará?
• ¿Cómo vas a compartir los resultados?
• ¿Quién compartirá los resultados?

Es una buena idea rellenar una plantilla de metodología de análisis de carencias cada vez que realices un análisis de carencias. Esto te ayudará a mantener el análisis centrado en una cuestión, lo que facilitará la detección de problemas y la identificación de soluciones significativas sin desviarse.

Ejecuta la plantilla de análisis de carencias

Una vez que tengas el quién, el qué y el cómo, hay tres fases principales:

1. Determinar tus requisitos (por ejemplo, de cumplimiento, contractuales, etc.)
2. Identificar los logros de tu programa actual
3. Buscando un hueco entre los dos

En general, tu análisis de carencias seguirá una lista de control similar a ésta:

• Establece requisitos predeterminados (medidas de cumplimiento de la normativa, objetivos, requisitos futuros, etc.).
• Revisa las políticas y procedimientos de seguridad existentes.
  • Para obtener información más detallada, ve más allá de los PNT. Mira los KPI, las evaluaciones de riesgo y los datos de observación de la seguridad para obtener detalles más granulares y precisos.
• Realiza una inspección de seguridad del lugar.
  • Obtén información cuantitativa y cualitativa mediante JAI y entrevistas.
    1. Entrevista a los empleados y a las principales partes interesadas para ir más allá de la comparación del PNT con lo que ocurre sobre el terreno. Recuerda siempre el efecto Hawthorne.
• Identifica las diferencias entre tus necesidades y tu plan actual.
  • ¿La brecha es pequeña? ¿Requerirá cambios operativos y gestión del cambio?
  • Identifica todos los problemas, grandes y pequeños, e identifica lo que puedes abordar rápidamente.
  • Utiliza técnicas y plantillas de análisis de brechas para dar sentido a tus datos.
• Crea y comparte un informe.
  • Escribe y comparte tus conclusiones con los principales interesados, incluyendo el tamaño y el nivel de riesgo de la(s) brecha(s).

Recapitulación con recomendaciones

La herramienta de análisis de deficiencias es el primer paso para la mejora proactiva de la seguridad. A continuación, tienes que aprovechar esos conocimientos para introducir mejoras. En otras palabras, es el momento de cerrar la brecha.

Un informe de análisis de deficiencias resume las conclusiones del proceso e identifica las acciones correctivas o los cambios en el proceso que pueden ayudarte a crear un programa de seguridad más sólido. En función de los resultados, puede que descubras que necesitas

• Mejorar la formación y el reciclaje del personal
• Actualizar el equipo
• Redactar o reescribir los PNT

Para lograr el mayor impacto, estas acciones deben ser tanto correctivas como específicas, por lo que es tan importante establecer esos límites en tu metodología antes de realizar un análisis de deficiencias.

Identifica las carencias y refuerza tu programa de seguridad

¿Te cuesta alcanzar los objetivos? ¿Te preguntas por qué has recibido una citación de la OSHA cuando tu política actual debería haberla evitado? Tal vez tengas que hacer grandes cambios y no estés seguro de estar preparado.

Una herramienta de análisis de deficiencias proporciona un sistema para identificar tu estado actual, tu estado ideal y la distancia entre ambos. Como ventaja añadida, pueden ayudarte a cumplir la normativa, a alcanzar tus objetivos de seguridad y a mejorar la moral y la seguridad simultáneamente.

Cuando se trata de mejorar los procesos, no necesitas confiar en las conjeturas. Hay muchas herramientas fáciles de usar a tu disposición. ¿Estás preparado para saber más sobre cómo llevar a cabo un programa de seguridad basado en datos? Aprende más en La guía definitiva para los informes de seguridad y los KPI.